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1、职场英语写作-商务信函的结构与格式,疫苗研发部：熊昱煜 2012-01-31,商业书信的写作基础,书信的格式 书信的文体 书信的语气 标点符号 拼写 构思和检查,商业书信基础-书信格式,标准的商业书信包括三个部分 信头 letterhead 信文 letter body 信尾 close,信头Letter Heading,写信人地址 Addressers Address 日期 Date 收信人地址 Receivers Address 称呼 Salutation 标题/事由 Subject / Re,在信和传真中，信头所占页面不超过三分之一。商业书信的信头一般包括发信人地址、发信人日期、收信人地
2、址和姓名、称呼以及事由。传真的的信头包括收信人地址（连同传真号码）、收信人地址（连同收信人传真号码）、发信日期、页数、称呼和事由。,发信人地址：书信发信人地址位于页首居中的位置。传真发信人地址位于传真纸页首固定的信头格式内。 一般来说，商业书信的首页都使用印有公司抬头的信笺。此部分包括公司名称、地址、电话和传真号码。有的甚至还印有代表公司形象的符号标志、E-mail号，网址和总裁的名字等。印有信头的首页中往往有一枚代表公司形象的标识。标识一般用图像表示，它就像包裹件上或运输工具上的商标一样。这些符号生动有趣、不同寻常，让人过目不忘。如果一个公司的标识设计得好，它就可以广为熟知，公司就容易打开局
3、面，其形象也很快得到公众的认可。,发信日期：有两种模式-“24 Sept., 2009” (月-日-年)或“Sept. 12, 2009”（月-日-年）。日期可以打印在左边空白处。日期与抬头或发信人地址之间应空两行。写传真时，日期打印在信头相应的空格内。,收信人地址：包括收信人的全名和职衔，以及公司的全称和地址。书信中收信人地址从页面左边空白处写起，在日期下面空两行。传真中收信人地址打在信头相应的空格内。 指定收信人姓名：已不常用。如果需要，就从页面左边空白处写起，在收信人地址下空两行。,收信人(Addressee)地址 标准的排序方式： A. 收信人名称、职位 B. 所在部门及公司名称 C.
4、 公司所在的街道号码及街道名 D. 所在州名称及邮政编码 E. 所在国名称,收信人(addressee)地址,Mr. Richard Young 姓名 Director 头衔 Cresswell Inc. 公司名称 400 Fortune Street 街道号码及名称 Phoenix Arizona 82044 城市名、州名、 邮编 U.S.A 国家名,称呼：通常有以下称呼方式 Dear Mr./Mrs./Miss/Ms. Wang Dear Sir 或 Dear Madam Dear Sir or Madam Dear Sirs 称呼从左边空白处写起，在收信人地址下面空两行。,事由（Subj
5、ect/Re）:写明事由可以使收信人对信件或传真的内容一目了然。事由位于称呼之下，与称呼相隔一行。可以居中、居左、缩格。,信文(Body) 在全齐头式（full-blocked）书信，每个段落都从左边空白处开始书写，在“事由”下面空一行。段落内采用单行行距，段落之间采用双行行距。,信尾(Close),结尾敬辞 Complimentary close 信末签名 Signature (of the addresser) 打印名字和头衔 Printed name and title (of the addresser),Complimentary Close客套结束语,亲密式： Cordially,
6、 Cordially yours, Intimately yours, 普通式： Sincerely, Sincerely yours, Yours sincerely, Very sincerely yours, 正式： Yours truly, Yours faithfully, Very truly yours, Yours very truly, Faithfully yours, 最正式： Respectfully, Respectfully yours, Yours respectfully, Very respectfully,信尾(Close),口述者/打字员姓名缩写 Init
7、ials of dictator and typist) 附件 Enclosure 抄送 Carbon copy (cc: Chan Wai Ming) 附笔/ 附言 Postscript (附笔的主要用途是引起收信人的注意。因此，推销信函中有时也加上附笔，给广告宣传增加一点较亲切的感觉) *最后四项不是每封信所必需的部分，是根据实际需要而增加的部分。,Professor Fan Hong Foreign Languages Department Sun Yat-sen University Guangdong, 510275 Dear Prof. FAN, I am very interes
8、ted in Business English and wish to learn more from your lectures. This week I am going to write a letter to IBM company Requesting information about the availability of a product. Could you Please send me some information on the formats of the business letter? I would be very grateful for your kind help and early reply. Sincerely yours, Li Ping Sales department manager ABC company,举例,