帐务处理与总账子系统.ppt

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1、计算机会计学 Accounting Information System,第三章 账务处理与总账子系统,第一节 账务处理概述 第二节 账务处理的流程分析 第三节 总账子系统的总体设计 第四节 总账子系统的初始设置 第五节 凭证管理 第六节 出纳管理 第七节 期末处理与账表输出 第八节 辅助管理往来和项目核算和管理 第九节 总账系统的改进-动态会计平台的构建,主要内容,账务处理的基本概念,账务处理是指从价值管理的视角出发，主要运用货币形式的信息计量，借助于专门的会计核算方法，对各单位（会计主体）的经济业务进行核算、控制，产生一系列财务信息和其他经济信息，为企业内部和外部的信息使用者提供服务来创造

2、价值。,从信息系统角度看，账务处理工作是由会计信息系统的子系统-总账子系统来完成的，总账子系统的基本功能是通过采集数据、加工和存储数据、报告财务信息，实现对企业经营活动进行核算和控制，保证会计信息的真实、准确和有效。,1数据采集,数据采集主要是从经济业务流程中采集数据，为数据加工服务。这些数据包括: 获取/支付流程的数据 转换流程的数据 销售/收款流程的数据 总账子系统从业务流程采集数据,数据加工与存储,加工与存储是将反映经济活动的原始凭证按照会计科目和“有借必有贷，借贷必相对”的原则编制记账凭证、审核记账凭证，然后对其进行分类、计算、求和，并将结果保存在各类账簿中。,报告信息,报告信息是以账

3、簿、记账凭证为依据，编制内部报表和外部报表提交给投资人、债权人、管理者、政府部门等。,账务处理的基本特征,规范性强 综合性强 集成性要求高 正确性要求高,第一节 账务处理概述 第二节 账务处理的流程分析 第三节 总账子系统的总体设计 第四节 总账子系统的初始设置 第五节 凭证管理 第六节 出纳管理 第七节 期末处理与账表输出 第八节 辅助管理往来和项目核算和管理 第九节 总账系统的改进-动态会计平台的构建,主要内容,手工环境下账务处理的流程分析,手工环境下账务处理流程的缺陷 数据大量重复 信息提供不及时 准确性差 工作强度大,IT环境下账务处理的流程分析,账务处理流程中的主要角色 业务人员：经

4、济业务执行的主体（采购人员、销售人员、后勤人员等） 凭证编制人员：将经济业务信息转换成会计信息记账凭证的人员 凭证审核人员：对凭证的正确性、合法性、合规性进行审核的财会人员，他与凭证编制人员互斥 记账与结账人员：负责将凭证信息转换成账簿信息以及月末进行结账的财会人员； 查询与分析人员：对于企业的财务信息有权查询的人员以及对企业财务状况和经营成果有权查询的人员（包括财会人员、财务经理、总经理等）,IT环境下和手工环境下账务处理流程的异同,数据处理的起点与终点不同 数据处理方式不同 数据存储方式不同 对账的方式不同 会计资料的查询统计方式不同,第一节 账务处理概述 第二节 账务处理的流程分析 第三

5、节 总账子系统的总体设计 第四节 总账子系统的初始设置 第五节 凭证管理 第六节 出纳管理 第七节 期末处理与账表输出 第八节 辅助管理往来和项目核算和管理 第九节 总账系统的改进-动态会计平台的构建,主要内容,第一节 账务处理概述 第二节 账务处理的流程分析 第三节 总账子系统的总体设计 第四节 总账子系统的初始设置 第五节 凭证管理 第六节 出纳管理 第七节 期末处理与账表输出 第八节 辅助管理往来和项目核算和管理 第九节 总账系统的改进-动态会计平台的构建,主要内容,为什么需要进行会计科目的编码？,会计科目是对会计业务具体核算内容进行分类的名称。会计科目编码设计是根据会计制度的规定及会计

6、科目的设置，按照一个系统的方案确定出各级科目唯一数字编码的方法。会计科目编码在手工操作下一般不使用，但是采用计算机处理会计数据时，则需要采用会计科目编码。,1.采用会计科目编码便于反映会计科目间的逻辑关系 2.保证会计科目的唯一性 3.便于计算机处理和分类 4.节省存储空间 5.提高处理速度,科目编码方法与编码原则,方法：. 顺序编码 位数编码 分组编码 原则： .规定性原则 层次性原则 1501 固定资产 150101 固定资产甲车间 150101001 固定资产甲车间A型机床 150101002 固定资产甲车间B型机床 一致性原则 简短性原则 扩展性原则,科目体系结构,定长定位方法,科目体

7、系结构,立体科目方法是指将科目中大量重复的科目从科目体系中分离出来，按照项目进行存储，并将项目和科目建立动态链接，在满足优化会计科目体系的同时，达到精细核算的目的。,总账子系统主要数据文件设计,计算机会计信息系统中，所有的账、证、表都必须存放在计算机存储器中，在存储器上，各种数据均以文件(或数据文件)的形式存放。那么IT环境下总账子系统中的账、证、表以哪些文件、用何种结构在计算机中存储呢？ 实际上，总账子系统数据文件的设计与系统设计时产生的账务处理流程有关、与设计人员的思路有关，还与数据管理系统等多种因素有关。,三个关键文件,科目文件 汇总文件 凭证文件,第一节 账务处理概述 第二节 账务处理

8、的流程分析 第三节 总账子系统的总体设计 第四节 总账子系统的初始设置 第五节 凭证管理 第六节 出纳管理 第七节 期末处理与账表输出 第八节 辅助管理往来和项目核算和管理 第九节 总账系统的改进-动态会计平台的构建,主要内容,什么是初始设置？,总账子系统是一个通用性较强的系统，为了使其能够在各行各业应用，设计时重点考虑各单位会计核算和财务管理的一般特性。在进行账务处理之前，首先要根据本单位的业务属性进行具体设置，即将企业个性化特征的信息保存在相应的数据文件中，这种设置工作称之为初始设置工作。 参加流程,初始设置设置账套,设置账套模块的功能是建立核算单位，即在系统中为本企业建立一套核算账套。总

9、账子系统中的核算账套实际上是相互关联的账务数据构成的数据文件。一般单位只有一套账。具体设置账套时，根据系统的提示对账套进行参数的定义。 账套参数定义的内容 账套参数定义的内容主要包括：账套（账套号、账套名称、单位名称、企业性质等）、会计科目编码方案（即各级科目的编码位长、位数）、启用日期、记账本位币、会计主管姓名等。,案例,单位名称：北京燕丰酒业股份有限公司（简称：燕丰酒厂） 启用日期：2001年4月1日 会计期间：1月25日12月25日 记账本位币：人民币（RMB） 企业类型： 商 业 行业性质：股份制 会计科目编码结构：42222 客户分类编码级次：223 供应商分类编码级次：223 部门

10、编码级次：122 结算方式编码级次：12,初始设置,科目设置 录入余额 人员权限设置 结算方式设置,案例,第一节 账务处理概述 第二节 账务处理的流程分析 第三节 总账子系统的总体设计 第四节 总账子系统的初始设置 第五节 凭证管理 第六节 出纳管理 第七节 期末处理与账表输出 第八节 辅助管理往来和项目核算和管理 第九节 总账系统的改进-动态会计平台的构建,主要内容,凭证管理模块的功能,主要是完成对凭证的日常处理工作，它又可划分为凭证输入、凭证审核、凭证查询打印、凭证汇总、记账等功能模块。,凭证录入与控制机制,凭证类型和凭证号。凭证号是记账凭证的标识，按会计制度要求，不同类型凭证每月分别从1

11、开始连续编号，不能有重号、漏号。 因此，当用户输入凭证类型后，其控制机制为： 系统检查出该类最后一张凭证号，自动加一后生成当前凭证号。 凭证日期。凭证日期用于标识经济业务发生的时间，凭证日期必须为公立日期，凭证日期应该随凭证号递增而递增等。 因此，其控制机制为： 凭证日期为公历日期，输入日期不能为结账月份的日期 附单据数。即本凭证的附件张数。 摘要。输入本笔分录的业务说明，摘要要求简洁明了。,凭证录入与控制机制科目,科目是经济业务分类的主要依据，凭证录入模块提供对科目编码设置一系列的控制机制： 存在性检查：即检查凭证中科目编码是否存在。财会人员在输入记账凭证时，输入一科目编码，如果财会人员在进

12、行初始设置科目设置时设置了该科目编码，即“科目文件”有该科目编码存在，那么检查结果为“正确”或“真”，否则，检查结果为“错误”或“假”。,是否是明细记账科目的检查：检查凭证中科目编码是否为最底级科目编码或记账明细科目。在计算机条件下，科目是分级的。输入记账凭证时，只能输入记账明细科目或最底级科目，不能输入控制性科目或父科目。如果输入记账明细科目，检查结果为“正确”或“真”，否则，检查结果为“错误”或“假”。,凭证录入与控制机制科目,与凭证类型是否相符的检查： 即检查输入的借方科目或贷方科目与凭证类型是否相符的检查。特定的凭证类型有时要求凭证中必须出现某些科目。如付款凭证中贷方科目必须出现“现金

13、”或“银行存款”科目；收款凭证中，借方科目必须出现“现金”或“银行存款”科目。若满足上述条件，检查结果为“正确”或“真”，否则，检查结果为“错误”或“假”。,凭证录入与控制机制科目,凭证录入与控制机制金额,任何一张凭证都满足“有借必有贷，借贷必相等”的原则。因此，对每一张凭证存入凭证文件之前，其控制机制为： 自动进行借贷平衡检查。如果平衡，检查结果为“正确”或“真”，否则，检查结果为“错误”或“假”。 只有当所有检查结果都为“正确”或“真”，该张凭证被计算机接收，否则计算机拒绝接收。,审核与记账,第一节 账务处理概述 第二节 账务处理的流程分析 第三节 总账子系统的总体设计 第四节 总账子系统

14、的初始设置 第五节 凭证管理 第六节 出纳管理 第七节 期末处理与账表输出 第八节 辅助管理往来和项目核算和管理 第九节 总账系统的改进-动态会计平台的构建,主要内容,期末转账,借：本年利润 贷：产品销售成本 管理费用 财务费用 产品销售费用 产品销售税金及附加 其他业务支出 营业外支出,期末自动转账的基本原理,帐表输出,综合查询,综合查询 日期： 年 月 日 到 年 月 日 科目： 凭证号： 摘要： 金额： 到 客户： 供应商： 部门： 个 人： 项目： 票号： 结算方式： 制单人： 审 核 人：,第一节 账务处理概述 第二节 账务处理的流程分析 第三节 总账子系统的总体设计 第四节 总账子

15、系统的初始设置 第五节 凭证管理 第六节 出纳管理 第七节 期末处理与账表输出 第八节 辅助管理往来和项目核算和管理 第九节 总账系统的改进-动态会计平台的构建,主要内容,辅助管理往来和项目核算和管理,案例 北京光华木材厂是全国最大的木材综合加工企业之一，生产产品包括几十个大类，产品行销全国各地，全部往来客户多达几千户。采用传统的会计科目体系往来账科目如“应收账款”、“应付账款”、“其他应收款”、“预付账款”、“其他预付款”、“预收账款”等科目，按不同的往来单位或个人设置明细科目： 1131 应收账款 113102 应收销售款 11310101 应收中密度款 1131010101 北戴河环境保

16、护中心 1131010102 大连理工学院 1131010103 大同设备厂 . 11310202 应收目制品款 1131020201 1131020202 ,问题？,案例光华木材厂改进后的往来科目体系为： 科目编码 科目名称 辅助核算 1131 应收账款 113102 应收销售款 11310201 应收中密度款 往来核算 11310202 应收木制品款 往来核算 11310203 。往来核算,好处？,第一节 账务处理概述 第二节 账务处理的流程分析 第三节 总账子系统的总体设计 第四节 总账子系统的初始设置 第五节 凭证管理 第六节 出纳管理 第七节 期末处理与账表输出 第八节 辅助管理往来

17、和项目核算和管理 第九节 总账系统的改进-动态会计平台的构建,主要内容,传统会计流程的缺陷分析 会计流程是基于落后的劳动力分工论思想，导致会计系统以信息“孤岛”存在。 会计流程远离业务流程和管理流程，导致会计信息的实时性、相关性、有用性受到极大的影响，无法满足管理的需要。 传统会计流程限制了财会人员的工作视野，制约了会计实时控制职能的发挥,解决业务问题需要了解企业的战略、业务过程、组织结构、计量标准和IT环境的使用情况，当财会人员无法得到所需信息时就将视野局限于“会计问题”，而不是“业务问题”。 这种隔阂可能导致业务过程管理与财会工作之间不必要的紧张，而且无法有效地起到会计控制作用。例如，当财

18、会人员远离业务过程时，他们不知道物料的作用、质量、以及物料的真正实际价格。当一张价格严重失真的采购发票摆在他们面前时，只能根据发票付款起到一个记录员而非控制员的作用。,应用流程再造思想重构会计流程的设想,建立IT环境 打破传统财务会计流程建立起财务业务一体化流程 将实时信息处理嵌入业务处理过程中 从会计信息处理到帮助管理者制定业务处理规则,动态会计平台IT模型的设计,2004年在北京国家会计学院向参加第十三期国有重要骨干企业总会计师岗位培训班的学员发放了此问卷。 选择国有重要骨干企业作为调查对象，是基于以下两个原因。 第一，大中型企业管理工作规范，工作流程清晰、合理，而且建设信息系统时有充足资

19、金保障； 第二，大中型企业管理难度大，领导层面重视信息的及时获取，企业本身需要实施财务业务一体化核算。调查对象在企业财务部一般都担任中高层领导，他们对企业实施财务业务一体化核算模式有全面、细致的了解，因此，调查的结果具有合理性。,本次调查对象来自： 制造、运输、建筑、商业、采掘、对外贸易、科技服务、等行业，在行业类别上具有一定的广泛性。 本次研究共发放问卷223份，收回有效问卷152份，占发放问卷的68； 其中有效问卷中有119家企业未实现财务业务一体化核算，占有效问卷的78， 33家企业实现了财务业务一体化核算，占有效问卷的22。,研究结果,表1：财务业务一体化核算模式下会计信息相关性统计表

20、,综合上述分析可知，四个指标的平均值在3.4和4.5之间，意味着在财务业务一体化核算模式确实能够显著提高会计信息相关性；,表2：财务业务一体化核算模式下会计信息可靠性统计表,综合上述分析可知，四个指标的平均值大于3，其中有三个指标都大于3.5，意味着在财务业务一体化核算模式是能够提高会计信息的可靠性。,作 业,简述IT环境下与手工环境下帐务处理的异同。 在凭证录入模块中为什么要有正确性检查措施-控制机制？ 简述凭证录入模块应该包含哪些正确性检查措施。,已知输出明细帐的数据流图如下：,试用文字简要描述“输出明细帐”模块的处理过程。,4 中盛公司根据本公司的特点给出总帐子系统的数据处理过程： (1

21、)由录入员通过键盘输入凭证，或通过自动转帐生成机制凭证，输入的凭证经检查无误后，写入记帐凭证文件； (2)对记帐凭证中未审核的凭证进行审核； (3)随时用记帐凭证文件更新科目余额文件，以便随机查询任意会计科目的当前借方发生额、贷方发生额及期末余额； (4)根据科目余额文件和记帐凭证文件编辑输出现金日记帐和银行存款日记帐以及其他各种明细分类帐； (5)根据记帐凭证文件和对帐单文件对银行业务进行对帐，只能对对帐单文件中的已达帐删除； (6)根据科目余额文件编辑输出总帐； (7)根据科目余额文件和记帐凭证文件生成会计报表。 要求：根据中盛公司帐务处理的要求，绘制相应的数据处理流程图。,5 众生公司科

22、目文件结构如下： 序号 字段名 1 科目代码 2 科目名称 3 科目类别 4 辅助核算 5 父科目,6 某研究院是石油天然气总公司最大的综合性科研单位之一，拥有40多个处、所、公司，研究的课题数量大。在传统核算方式下，科目设置方法： 一级科目为“在研课题费用”；二级科目分为“横向”和“纵向”；三级科目为各处、所名称；四级科目为课题号；五级科目则是劳务费、原材料费、差旅费、设备购置费、专用业务费、院所管理费、研究室管理费等12个栏目，而五级科目的重复率最高。如果将这种科目设置方式照搬到计算机上，则课题越多，科目越庞大，该单位仅“在研课题”科目下属的明细科目记录到达二千五百多个。这样在计算机上填制有关课题业务的凭证时速度就非常慢，同时，也不利于各明细费用的横向统计。,为了更好地核算每个项目，该研究院采用了用友软件公司的项目管理模块，使用项目核算和管理可以核算项目（如课题）的成本费用和收入情况，它以项目为中心进行核算管理。这样不但便于操作，而且速度快，帐表有任意选择格式，并且可以得到各种项目统计分析表，使得课题的收入与支出一目了然。,要求： （1） 列出传统会计科目体系，然后将项目从科目体系中剥离出来，重新建立新的会计科目体系。 （2） 根据你所学的知识，并结合具体软件的学习体会，设计出项目核算和管理的具体步骤。 （3）给出项目总帐、明细帐示例。,