Excel课程PPT课件.ppt

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1、1,电子表格Excel 2000,8.1 Excel概述 8.2 Excel的基本操作 8.3 编辑工作表内的数据 8.4 工作表的格式化,8.5 计算和审核 8.6 使用图表 8.7 Excel的数据库功能 8.8 数据分析,2,8.1.1 窗口界面,注意以下几个部分： 工作表标签 列标和行号 编辑栏 名称框 水平分割框,3,8.1.2 基本概念,1工作簿：一个Excel文件，扩展名（.XLS）。缺省有三张工作表，最多可增加到包含255个工作表 2工作表： 最多65536行，256列 工作表名称：缺省Sheet13，可命名,3单元格 单元格是工作簿中最小的组成单位 单元格数据类型：数字（包括

2、日期和时间）、文本（字符串）、计算公式、音频、视频 单元格数据容量：最多存放32000个字符 单元格坐标（地址/引用）：工作表名称！列标 行标（例：Sheet1!A3） 活动单元格（当前单元格）：当前正在工作的单元格,4,8.1.2 基本概念,4单元格区域 标识：区域左上角单元格地址：区域右下角单元格地址（例：B2：D5） 特殊标识：（D：F）标识的区域是DEF三列；（4：6）表示的区域是4到6行 单元格区域可命名，以便于引用,5,8.2 Excel的基本操作,8.2.1 启动和关闭Excel 8.2.2 工作簿的操作 8.2.3 在活动单元格内输入数据 8.2.4 区域、公式和常量的名称 8

3、.2.5 浏览工作表 8.2.6 在工作簿中管理工作表,6,1. 启动Excel： （1）通过开始程序 菜单启动，单击此处看演示。 （2）开始新建Office文档常用空工作簿 （3）在桌面上创建Excel 2000的快捷方式 （4）打开文件 （5）开始打开Office文档 （6）开始文档,8.2.1 启动和关闭Excel,7,2. 关闭工作部文件和关闭Excel （1）关闭文档 文件关闭 单击文档关闭按钮 Ctrl+F4 （2）关闭程序 文件退出 单击程序关闭按钮 Alt+F4,8,8.2.2 工作簿的操作,1. 建立新工作簿 文件新建：可以建立空工作簿，或者使用工作簿模板新建文档 “常用”工

4、具栏“新建”按钮 Ctrl+N 2. 打开旧工作簿 文件打开 “常用”工具栏打开 Ctrl+O 文件最近打开过的文件列表,9,3. 保存 1）文件保存 2）常用工具栏保存按钮 3）密码保存备份文件设置： 文件另存为工具按钮常规选项 4）保存工作区：文件保存工作区 所谓工作区是指当前打开的若干个文件。,10,8.2.3 在活动单元格内输入数据,1. 光标的定位 （1）活动单元格的光标定位 鼠标定位 键盘定位：箭头键；（Shift+）回车；（Shift+）Tab；Ctrl+Home；Ctrl+End；PgUp；PgDn；Home；Ctrl+Home；Ctrl+End；Ctrl+箭头键；Alt+Pg

5、Up；Alt+PgDn 名称框：输入地址回车 定位命令：Ctrl+G输入地址 （2）单元格内部的光标定位 编辑栏编辑 单元格内直接编辑：双击活动单元格；F2,11,8.2.3 在活动单元格内输入数据,2. 输入常量 （1）文本型常量：在数值型数据前加单引号，可将数值型数据作为文本型数据处理 （2）数字型数据 （3）日期和时间： 输入格式：“yy/mm/dd”；”yy-mm-dd”；”hh:mm:ss”等 注意：“am”上午；“pm”下午；输入的日期、时间以及am/pm用空格分隔 “Ctrl+1”打开格式设置对话框 “Ctrl+；”输入当天日期 “Ctrl+Shift+；”输入当前时间,12,（

6、4）数据填充 拖动“填充复制柄”进行填充 自动填充：注意复制填充和累加填充的条件；Ctrl键的使用 预测趋势填充：输入多个初始值选中初始值单元格拖动复制柄按初始值的变化规律进行的填充 菜单填充：输入初始值选择填充区域编辑填充序列,13,8.2.3 在活动单元格内输入数据,菜单命令填充,14,8.2.3 在活动单元格内输入数据,（5）自定义数据序列 填充式按照数据序列的定义进行的。我们也可以自定义数据序列。 方法：工具选项自定义序列添加 3. 输入数据的有效性检查 （1）文本型数据： 输入取值范围定义命名区域选择应用数据有效性检查的单元格区域数据有效性允许序列来源=命名区域名称 （2）数值型数据

7、：选择单元格区域数据有效性允许,15,4. 输入公式 （1）公式的组成：“=表达式” 例：=A3+Sum（B3：D10） （2）公式的引用 单元格或单元格区域的地址 引用类型：相对引用（如=B6）；绝对引用（如=SUM($D$6:$D$8）；混合引用（如=D$6） 按F4键切换引用形式 引用的形式：三维引用（=工作表名2!单元格地址或单元格区域地址）；外部引用（工作簿文件名.xls三维地址） 单击此处查看引用实例,16,8.2.3 在活动单元格内输入数据,注意： 单元格或区域的名称在工作簿文件内通用 切换显示公式计算结果和公式原形的方法：Ctrl+（左撇符） 要识别公式中的标志引用，如下设置：

8、工具选项重新计算接受公式标志,17,（3）运算符 引用运算符：冒号“：”表示区域；逗号“，”表示联合；空格“ ”表示交叉 数学运算符 比较运算符 字符串运算符“&”：例如 “123” & “ABC” 的结果是“123ABC” 运算优先级：冒号（区域符） 逗号（联合符） 空格（交叉符） 负号 % * / + - & 比较运算符 （4）函数 使用方式：函数名（参数，参数） 可以直接输入，也可以单击 常用工具栏“粘贴函数”按钮来输入,18,8.2.4 区域、公式和常量的名称,1. 区域的选定 选择连续区域： 鼠标拖动 先选中要选择区域的开始单元格使用滚动条翻动到末尾的单元格按住“Shift”键单击要

9、选择区域的结束单元格 在名称框内输入区域引用，如图所示,在名称框输入： B2:B4,D2:E4，回车,19,选择不连续区域：按住Ctrl键单击 Ctrl键和Shift键可交替使用，以选择断续的单元格区域 行列的选择方法： 单击行、列标号 名称框：B:B选择B列；B:E选择B到E列 多行多列的选择方法：Ctrl键和Shift键的使用 选中工作表全表的方法： 单击行列标号交汇处；Ctrl+A,20,8.2.4 区域、公式和常量的名称,2. 区域的命名 （1）名称框：选择区域在名称框输入名称回车 （2）使用“定义”命令：选择区域插入名称定义 （3）使用“指定”命令：用首行、首列现存的内容给区域命名

10、选择区域（包含首行或首列）插入名称指定，如图所示,21,3. 名称的使用 （1）名称的粘贴：插入名称粘贴，用区域名称替换掉已有的区域引用 （2）名称的应用：插入名称应用，自动用区域名称替换所有匹配的区域引用 （3）使用标志：标志是特殊的名称 工具重新计算接受行列标志 标志分行标志和列标志,22,8.2.4 区域、公式和常量的名称,4. 常量和公式的名称 （1）为常量命名：插入名称定义 （2）为公式命名：插入名称定义 5. 命名规则 不能用单元格地址作名称；最多255字符；不能有空格；可以有点号,23,8.2.5 浏览工作表,1. 理解数据区域：已使用区域 2. 利用鼠标和键盘浏览 3. 窗口拆

11、分 窗口拆分/取消拆分 拖动 水平/垂直 分割框 4. 冻结窗口 拆分窗口窗口冻结窗格,24,8.2.6 在工作簿中管理工作表,1. 活动工作表的选定和切换 （1）选定一个活动工作表： 单击工作组标签；或者Ctrl+PageUp/PageDn （2）建立工作组 选择多个工作表：Shift/Ctrl+单击工作组标签 （3）解散工作组： 右击工作组中工作表标签取消成组工作表 单击非工作组的工作表标签,25,2. 插入和删除工作表 快捷菜单命令： 右击工作表标签插入/删除/重命名/移动或复制工作表，（如右上图） 菜单命令： 插入工作表；编辑删除工作表/移动或复制工作表； 格式工作表重命名/隐藏/背景

12、，（如右中图） 同时显示多个工作表： 窗口新建（多次）窗口重排窗口 显示比例：视图显示比例,26,8.2.6 在工作簿中管理工作表,鼠标拖放： 拖动工作表标签移动工作表 Ctrl+拖放：复制工作表 键盘：双击工作表标签重命名,27,8.3 编辑工作表内的数据,8.3.1 编辑单元格数据 8.3.2 插入和删除 8.3.3 复制和移动 8.3.4 查找和替换 8.3.5 重复、撤消和恢复,28,8.3.1 编辑单元格数据,1. 修改单元格数据 （1）重新输入：单击单元格直接输入 （2）修改数据： 单击单元格在编辑栏修改原有数据 双击单元格/F2键在单元格直接修改原有数据 注意：输入完成后回车确认

13、，或者按Esc键取消 2. 清除单元格和单元格区域：注意“删除”和“清除”的区别,29,3. 插入/复制/移动/删除/清除 单元格、行或列 方法：选择操作对象（单元格/行/列）相应的操作 操作方式：右键快捷菜单操作；鼠标拖放操作 （移动和复制）；菜单操作； 注意： 选择性粘贴：如右图设置对话框 复制或移动公式时，注意引用单元格地址 的变化，注意在公式中使用正确的引用形式 注意在粘贴 复制或剪切的对象时，使用正确的 靶区形状,30,8.3.4 查找和替换,1. 按照内容查找和替换 （1）查找和替换确定的数据 Ctrl+F或者 编辑查找，调出查找对话框，进行查找和替换操作 （2）模糊查找 *（匹配

14、任意字符串）；？（任意一个字符）；（转义符） 2. 按照类型查找 条件定位功能： Ctrl+G 或者 文件定位定位条件，调出定位条件对话框进行特殊的查找定位选择。（单击此处看演示）,31,定位条件,32,8.3.5 重复、撤消和恢复,（1）重复：将刚才的操作再做一遍 方法：F4；Ctrl+F4；编辑重复 （2）撤消 方法：Ctrl+Z；常用工具栏撤消按钮；编辑撤消 （3）恢复：对上述“撤消”的“撤消” 方法：Ctrl+Y；常用工具栏恢复按钮；编辑恢复,33,8.4 工作表的格式化,8.4.1 列宽和行高 8.4.2 数据的格式化 8.4.3 单元格的其它格式化 8.4.4 条件格式化 8.4.

15、5 自动套用格式,34,8.4.1 列宽和行高,调整方法： 鼠标拖动：拖动 列/行 标 右/下 边沿 右键操作：右击行列标号行高/列宽 菜单操作：格式列/行列宽/行高 注意： 双击行列标号边沿：行高列宽刚好容纳内容 单元格中数字显示为“#”：列宽不够，必须调整列宽 格式行/列最合适行高/最合适列宽 右键：右击行标号/列标号行高/列宽,35,8.4.2 数据的格式化,数据的格式化 利用格式对话框进行操作 方法：选择单元格格式右击设置单元格格式 选项卡：数字（数据格式）；对齐；字体；边框；图案 如下图：,36,数字格式设置,对齐格式设置：注意 “跨列居中”和 “合并单元格”,字体设置,37,8.4

16、.2 数据的格式化,边框和图案设置,（单击此处看格式设置的操作演示）,8.4.3 条件格式 设置方法：选择区域格式条件格式 （单击此处看演示）,条件格式对话框，单击添加按钮添加条件格式,38,8.4.5 工作表的保护,1. 隐藏若干行列 方法：选择行列格式行/列隐藏 取消隐藏：选择隐藏行列的前后行列格式行/列取消隐藏 2. 保护工作表 设置工作表的保护状态：工具保护工作表（可设密码） 取消工作表的保护：工具保护取消工作表保护 注意：缺省的情况下所有单元格都设置为“锁定”，设置工作表“保护”使单元格的“锁定”生效。 （单击此处看隐藏和保护工作表的操作演示）,39,3. 单元格区域的保护 方法：取

17、消工作表所有单元格的“锁定”设置选择需要保护的单元格设置“锁定”属性设置工作表的保护 关于自动套用格式 选择单元格区域格式自动套用格式,40,8.5 计算与审核,8.5.1 数据类型转换与快速计算 8.5.2 使用公式 8.5.3 使用数组 8.5.4 使用函数 8.5.5 计算的控制,41,8.5.1 数据类型转换与快速计算,1. 数据类型的自动转换举例,42,8.5.1 数据类型转换与快速计算,2. 快速计算 利用状态栏快速计算区域：选择区域右击状态栏快速计算区域 如右图所示,43,求和： 选择数字区域按常用工具栏上的“求和”按钮 如果选择区包含数字区右边或下边的空白区域，则根据空白区域的

18、位置填写求和的值；如果只选择数值区域，则将在数值区域下面的空白单元格区域显示求和结果。 如果选择区域同时包含下面和右面的空白单元格区域，则同时在这两个区域显示求和结果。如右图所示。,44,8.5.2 使用公式,1. 公式的创建方法 直接键入、复制 编辑公式按钮 2. 公式的显示和隐藏 Ctrl+ 公式的保护： 选择单元格区域右击设置单元格格式保护隐藏； 注意：工作表必须设定为保护状态，才能使公式的保护生效,编辑公式,公式的隐藏,45,3. 常用公式举例 Sum(参数1，参数2，) SumIf(条件区域，条件值，求和区域） If(条件表达式，符合条件返回值，不符合条件返回值) Average(参

19、数1，参数2，) 单击此处看示例文件,46,8.5.3 使用数组,1. 数组的概念 数组的分类：区域数组和常量数组 2. 数组的管理 （1）数组的创建 选择数组运算结果区域输入数组运算表达式Ctrl+Shift+回车 注意：Ctrl+Shift+回车 单击此处看示例,（2）数组的定位 活动单元格到数组区域编辑定位定位条件当前数组 （3）数组的编辑 （4）数组转换为普通常量：复制选择性粘贴数值 3. 数组的应用 理解以上示例，其他数组运算不要求,47,8.5.4 使用函数,1. 使用函数的在线帮助 粘贴函数对话框：如右图 单击粘贴函数按钮 或者： 插入函数 2. 函数的返回值,查看帮助信息,查看

20、帮助信息,48,3. 函数的参数： 括号中 文本型常量参数必须用英文的双引号括 起来，例：”常量值” 可以使用区域引用作为参数 函数最多可嵌套7层 4. 函数中的标点：必须正确使用 5. 函数应用实例 在下面示例中我们使用了IF，MOD，VALUE，MID等函数，请查看帮助了解函数的功能和使用 单击此处打开示例文件（函数应用）,49,8.5.5 计算的控制,1. 默认的重新计算方式 每次打开工作簿，全部公式都回重新计 算 每次修改单元格内容，相关公式自动重 新计算一次 默认的计算是以存储值为准 2. 重新计算的设置 工具选项重新计算：自动重算/人工重算 F9（重新计算所有单元格）； Shift

21、+F9（重新计算当前活动工作表） 注意：“以显示值为准”和“接收公式标志”选项,50,3. 循环引用公式的处置 一般要避免在公式中出现的循环引用（公式中 引用公式所在单元格自身地址） 在特殊情况下需要使用循环引用，当输入确认 包含循环引用的公式后，会出现警告信息，取消警告，工具选项重新计算：在此设置“反复操作” 请单击此处查看 “循环引用”设置的示例 审核工作簿（略）,51,8.6 使用图表,8.6.1 用图表向导创建图表 1）选择数据区域 2）插入图表；或者单击“图表向导”按钮 3）进行设置 8.6.2 编辑XY散点图 单击此处查看图表示例,52,8.7 Excel的数据库功能,8.7.1

22、建立数据清单 8.7.2 分类与排序 8.7.3 分类汇总 8.7.4 数据透视表 8.7.5 筛选,53,8.7.1 建立数据清单,1. 数据清单的概念 数据清单相当于数据库的表格，是一个二维表格 行对应于记录，列对应于字段 注意：首行必须是标题行；不能有空行空列；与其他数据区域以空行分隔；数据清单右侧最好不要有别的数据,54,2. 编辑数据清单的数据 最好用“数据清单”对话框操作：数据记录单 单击“条件”打开“Criteria”对话框，输入数据，单击“上一条”或“下一条”返回记录单 如右图所示“数据清单”和“Criteria”对话框,55,8.7.2 分类与排序,1. 复合条件排序 活动单

23、元格在数据清单区域内数据排序（如右图） 可以有三个排序关键字 2. 改变排序规则 单击“选项”按钮，设定排序选项,56,3. 单一条件排序 单击常用工具栏上这两个按钮 ，进行升序或降序排序 4. 使用排序按钮完成复合条件排序 注意：次关键字在前排序，主关键字在后排序。 这种方法可完成多于三个关键字的排序,57,8.7.3 分类汇总,注意：分类汇总的前提是先完成相关的分类排序 方法： 对相关字段排序 活动单元格在数据区域数据分类汇总，设定分类字段，汇总方式和汇总项 可进行多级分类汇总：注意必须去选择“替换当前分类汇总”复选框 单击此处查看分类汇总示例（分类汇总工作表） 撤消分类汇总操作：打开分类

24、汇总对话框，单击“全部删除”按钮 数据透视表比较分类汇总功能更强大，操作更简单。,58,8.7.4 数据透视表,1. 数据透视表的建立 1）活动单元格在数据区域 数据数据透视表和图表报告 2）下一步下一步，注意 核实“选定区域”是否正确 3）显示“3步骤之3”，如右图,59,4）单击“版式”按钮 5）如图“版式”设置对话框 将主分类字段拖入到行，次分 类字段拖到列，汇总字段拖到 数据区域。 注意：双击数据区域中的汇总 字段可在此设置汇总方式 6）确定完成,版式设置对话框,60,8.7.4 数据透视表,2. 数据透视表的修改 如图： 右击汇总字段名，可“隐藏”和进行“字段设置“ 单击此处练习操作

25、数据透视表,61,下图“字段设置”对话框，可设置汇总方式 拖动“数据透视表”工具栏中的字段名到透视表数据区，可添加汇总字段,62,8.7.5 筛选,1. 简单条件自动筛选 活动单元格在数据区域数据筛选自动筛选 进行筛选设置 2. 自定义自动筛选 如右图，单击筛选字段的下拉按钮，选择“自定义”，打开“自定义自动筛选方式”对话框，进行设置 3. 撤消自动筛选 数据筛选全部显示 数据筛选自动筛选：取消自动筛选状态,63,8.7.5 筛选,4. 高级筛选 步骤： 1 设置筛选条件区域： 首行是筛选条件涉及到的列标志，同一字段名可重复； 同一行内是“与”的关系，不同行内条件是“或”的关系； 如右图 2 活动单元格在数据清单内数据筛选高级筛选，设置“高级筛选”对话框，如右下图 3 注意：如果选择“将筛选结果复制到其它位置”，在对话框的“复制到”文本框要设置合适的单元格地址，筛选结果将在独立的区域显示。,