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1、简论建筑工程档案管理措施探讨简论建筑工程档案管理措施探讨 【摘 要】 本文通过对建筑工程档案管理的难题的具体分析，给出可行性高、 效果好的 档案管理措施，从而对竣工档案归档的完整性、 系统性、 准确性以及建筑工程档案管理的规 范化发展起到一定的引导作用。 事实上，建筑工程档案对工程建设全程的记录是客观的，它 展现的是工程建设每一环节的根本规律与内在联系的原始记录。 相较于别的一般工程档案而 言，其利用价值更丰富。 1 建筑工程档案管理的难题 1.1 难收集档案 作为工程档案管理工作的中心内容及其基础，档案收集工作占据着极其重要的位置。 然而，由于建筑工程的建设周期长、 规模大、 档案资料多、
2、分散性强，使档案收集难度加大。 但是某部分重点工程结束施工具有深远的影响，由于有较高的时间限制，施工工期紧，因 此大部分项目管理人员光顾着追赶施工进度却忘了工程档案的同步规整，导致大部分关键 的检测报告与试验报告分散在原始资料的形成单位。 以上所说的材料的无秩序的管理特别容 易导致档案原件毁损、丢失。 1.2 对于分包单位档案工作的监督与指引难度大 实际上，工程档案管理具有较高的科学性与系统性，因此建设单位要有序地监督并 指引参建单位工程资料的产生、 积累与立卷工作，以达成竣工档案归档系统、 准确、 完整的目 标。 建筑工程分包单位量大，建筑工程作用多种多样，但是各个专业分包队伍档案的管理意
3、识都很弱，管理水准低，如此无疑会加大建设单位监管指引各个分包单位档案工作的难度。 2 处理以上所说的难题的对策剖析 为解决上述难题，建设单位应运用经济手段对参建单位的档案管理行为进行管束， 加大重视各个单位对于档案工作的力度。 另外，总包、 建设、 城建档案管理机构以及监理单位 应当在建设工程过程中紧密合作，力求在管理手段上找到突破点，深入规范工程档案的管 理工作，重视全方位提升各个参建单位的档案管理水准与管理意识。 2.1 完善档案管理体系，经岗位责任制贯彻落实到实处 为确保建筑工程档案管理工作开展的顺利性，完善档案组织工作体系是很有必要的。 身为项目管理者，建设单位在开展项目建设工作时要积
4、极组织各大参建单位构建起涵盖诸 多单位的档案管理体系，一级一级地将岗位责任制贯彻落实下去，自源头起把工程档案归 至管控范畴当中。 2.2 制定可行性高、可操作性强的档案管理办法 档案管理办法既要对档案的收集与编制组卷的手段、档案收集范畴、归档程序及内容 等进行明确，还要针对档案的产生、 收集、 汇总、 规整等给出详细的要求，让各个参建单位在 编制及收集档案的过程中有一定的标准、规律可以遵循。 2.3 对档案交底工作展开科学地组织 要想确保档案汇总、规整工作能有序、规范地开展下去，就必须在项目开工之前做好 全面、 系统的档案交底工作。 尤其是建筑工程，建设单位务必要紧抓该环节，积极组织监理、 施
5、工、 设计等有关单位的档案工作主管领导、 各个专业的技术负责人、 档案员以及技术员等加 入到交底大会中，以交底会的内容为会议纪要。 2.4 加大力度对过程的指引与监督检查 2.4.1 加大监督检查的力度，处理好档案收集难度大的问题 身为建设单位，应积极与监理单位联合，充分按照档案管理办法的有关要求，加大 力度监督并检查各个参建单位档案的规整、 收集工作，并就已出现的问题给出整改的建议， 从而才能有效地处理好建筑工程同工程建设进度不是同步的的问题。 2.4.2 加大力度细化对分包单位的检查和指引 由于分包单位的管理水平及其意识都比较薄弱，因此，建设单位应当积极地同总包 单位展开紧密地合作，加大力
6、度细化对分包单位的检查和指引，高度重视档案员的业务水 平的提升，大力监督并催促各个分包单位同步进行档案的整理与收集工作。 首先，要对项目 各个分包单位的信息有一个清晰的认识。 身为建设单位，其应当对各个分包单位的施工内容、 档案工作负责人的联系方式、 进退场时间有具体的了解，产生项目分包单位档案管理工作统 计表，从而给档案指引、 检查、 在规定时间内完成竣工阶段档案的汇总工作做好铺垫。 其次， 要积极开展业务培训并观摩学习。 作为建设单位，其可以大力聘任有着丰富的经验的专业人 员当分包单位的档案员开展专业技术培训工作，并每隔一段时间让其亲身前往总包单位现 场以学习档案的规整、 组卷手段；再者，
7、要加大力度检查、 指引分包单位退场。 这是因为施工 人员具有很大的流动性，如若分包单位离场了，那么建设单位要向再监管其档案工作的难 度就会变得相当大。 所以，总包单位与建设单位在各个分包单位退场之前务必要详细地检查 好各个单位工程档案编制的贯彻落实状况，并对其展开仔细地监督，确保档案转交到系统。 3 努力进行城建档案业务指导 要想促使档案管理朝着规范化的方向发展、大力提高各个参建单位档案管理水平，就 必须要进行高效的业务指导工作。 就建筑工程档案管理的难题，城建档案馆指引者应充分切 合工程建设的详细状况努力进行业务上的指导。 3.1 不断提升业务指导人员的素质 业务指导工作既要求指导人员具备城
8、建档案管理方面的实践与理论基础，又需具备 工程专业的技能与知识。 但是在实际操作过程中，存在大量问题需前往施工现场加以了解、 剖析与探索，并及时加以处理。 所以，业务指导人员既要在实践过程中不断积累、 总结新的 业务知识以提升自身的业务素质，又要积极主动地学习与档案、工程专业相关的知识。 3.2 积极主动地搞好工程档案管理的技术培训工作 城建档案馆业务指导人员应当树立其主动的服务意识，自项目立项开始就必须同建 设单位展开主动联系，争取在第一时间对工程的建设信息进行了解，同时与建设单位相配 合以共同开展工程档案预验收之前及项目开工之前的集中培训工作，宣读档案的法规、 法律 及有关技术规范，从而提
9、升档案管理人员及技术人员的档案专业知识水平及其实践能力。 但 是就部分特殊工程项目，也要与它的建设施工特性相结合，一起开展竣工档案编制专题培 训工作，重点处理竣工图编制及竣工档案科学组卷的问题。 综上所述，城建档案工作对于我国的城市发展来说其作用是不可忽视的，随着当前 我国不同级别城市的快速发展，城建档案工作也日益得到社会各界的高度重视。 目前，城建 档案的数量和种类都在不断地递增，城建档案的优越性也日渐突出。 因此，我们必须要抓住 时代发展的新机遇，深入分析城建档案工作的创新思路，实现城建档案的与时俱进，群策 群力，积极行动起来，不断完善我们的城建档案管理工作，从而进一步推动我国城市的快 速发展。 参考文献： 1李忠谋.城市建设档案工作五十年M.2001. 2马彦琳，刘建平.现代城市管理学M.科学出版社，2006. 3刘亚萍.浅谈城市建设档案馆的发展与建设J.兰台世界，2010，S2