地税推广电子公文处理软件的工作方案.docx

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1、第 1 页 地税推广电子公文处理软件的工作方案 特征码 MuyKTyqtNNuilUXZfjLO 为了加快办理*的速度，改善办理*的质量，转变机关工作作风， 提高行政效率，自治区地方税务局从*年开始大力推广使用中国 计算机软件与技术服务总公司和国家税务总局联合研制的电子* 处理软件，即*处理系统(Official Documents Process System)软件(以下简称 OA 软件)，使全区地税系统的办公自动 化建设步伐迈向新的台阶。但是,到目前为止，各级地税机关在 推广使用 OA 软件的过程中，还存在许多不容忽视的问题，使 OA 软件未能充分发挥应有的作用，亟待解决。 一、OA 软件

2、推广使用过程中存在的问题 第 2 页 OA 软件在推广使用过程中遇到的问题分为两个方面，一方面是 OA 软件本身存在的问题；另一方面是使用 OA 软件的外部环境 存在的问题。 (一)OA 软件本身存在的问题 1.OA 软件兼容性较差。随着 OA 软件的推广使用，目前 OA 软件 已成为地税系统内部纵向发送、接收电子*，横向分送、阅处电 子*的主要工具，从而大大地减少了纸质*的使用量，提高了办 理*的效率和质量。但是，由于 OA 软件开发时间比较早，目前 在用的 OA 软件的最新版本仍是*年定型的 4.0.1 版，这个版本 的 OA 软件能够正确识别并处理的电子文档只有扩展名为 doc 的 Wo

3、rd 文档、扩展名为 txt 的文本文档和扩展名为 bmp 的位图 文档，而对外来的其他格式的电子文档的兼容性较差，表现为 以下几种情况。一是不能兼容、不能正确识别外来电子文档。 例如，目前政府 OA(即办公自动化)系统开始启用的电子*的格 式为不可修改的 PDF 文档，OA 软件不能直接接收、识别这种格 式的*，需要通过人工操作，利用第三方软件经过多个步骤的转 换后才能逐页拷入 OA 软件进行处理，工作量大，速度缓慢，与 手工处理纸质*无异，甚至比手工处理纸质*还慢，而且转换的 第 3 页 效果并不理想，主要是文件版面和字体缩小，清晰度下降，阅 读比较困难。就连国人使用比较多的有名的国产文字

4、处理软件 金山软件编辑的 WPS 文档，OA 软件也不能直接拷入并正确 识别。二是接收外来电子*后改变原*的面貌。根据广西壮族 自治区国家行政机关电子*处理暂行办法(以下简称电子*处 理办法 ，*年 12 月 9 日印发)第十一条规定：“电子*的显现格 式和还原成纸质*的格式，应当符合国家行政机关*处理办法 、 的要求。 ”国家行政机关*公格式明确规定，国家行政机 关的*从发文标识到版记要区分不同的部位使用不同型号的黑体、 小标宋体、仿宋体、楷体等字体，但是，OA 软件在接收自治区 政府、市政府的电子*时，有些*在电脑上显示的文字虽然颜色、 型号不变，但是大部分甚至是全部的字体都变成了不符合规

5、定 的其它字体。 根据国家信息化发展战略和我国电子政务建设的总体目标，以 后地税部门与其他政府部门甚至是社会公众之间的工作联系应 该最大限度地利用信息技术通过网络来完成。随着信息技术的 发展和办公自动化技术在各行各业的普及推广，用于编辑制作 电子*的新软件、新技术将不断增多，各级各部门根据自身的工 作特点和要求可以选择不同的软件、技术制作电子*，因此，地 税部门与外部之间工作联系涉及到的电子*的格式和种类将进一 步增加，例如企业办理申请享受税收优惠待遇手续时附送的财 第 4 页 务会计资料、产品技术说明资料等的电子文档的文件格式就比 较多。由此可见，OA 软件的兼容性问题已成为其进一步扩大和

6、深入推广应用的最大障碍。 2.辅助功能缺乏。随着各级地税部门办公局域网的建立和扩大， 地税部门内部的很多与办文事务息息相关的工作如及时通讯联 络、资料传递等都可以通过网络来完成，但 OA 软件只能处理正 式的*、发布正式的通告，缺乏必要的辅助功能，影响办文速度 和质量。为了解决这一问题，一些市地税局就在办公局域网内 加装诸如腾迅通等这方面的软件来弥补 OA 软件的不足，但使用 时与 OA 软件脱节，仍不够方便及时。 3.OA 软件缺少自我完善机制。计算机软件的特点和开发目的决 定了任何计算机应用软件既不可能一蹴而就，也不可能一成不 变，而是要在开发、应用过程中根据使用环境的变化和用户的 需求不

7、断更新完善。这就要求应用软件的开发商要有了解使用 环境变化和用户需求变化的渠道，要么通过应用软件本身自动 收集反馈使用过程中的有关资料，要么通过使用软件的人群反 第 5 页 馈诉求，以便及时了解有关情况，并加以修改补充完善。而 OA 软件恰恰缺少这种及时了解使用情况并加以解决的机制，这一 点，从 OA 软件的 4.0.1 版于*年定型投入使用至今多年，虽然 早就发现有许多不足之处，但至今也没有得到改进和提高，就 可以得到证明。这是软件开发商售后跟踪服务不到位造成的。 此外，OA 软件还会出现一些不知缘由的错误，例如，有时收文 方接收到的文件与发文方发出的文件不一致，主要是附件收不 到；有时拟稿

8、人拟的文稿附有多份表格形式的附件，而签发人 签发的文稿少一两个表格附件；有时发文方远程封发文件后， 通过查询功能查询发文情况显示已送达，但一直未见收文方接 收等等。 (二)OA 软件应用环境存在的问题 1.OA 软件的法律地位问题。由于国家还没有制定统一的电子* 处理办法的法规，根据自治区人民政府办公厅印发的电子*处 理办法第七条规定：“通过认定的电子*处理系统生成、存储 及传输的电子*，与相同内容的纸质*具有同等效力。 ”第二十四 条规定：“各级国家行政机关建设的电子*处理系统，经自治区 第 6 页 有关部门组成的专家审核组审核，并经自治区人民政府批准认 定后，方具法定效力” 。目前 OA

9、软件还没有通过自治区有关部 门的审核认定，因此，OA 软件制发的电子*，根据全国税务 机关*处理实施办法(国税法*132 号)的规定，在税务系 统内部具有行政效力，可以作为本系统、本机关内部处理公务 的依据。但是，对系统外是没有法律效力的。 2.对 OA 软件的认识比较片面、肤浅。很多领导和干部职工都简 单地把 OA 软件看作是将在纸质上起草、审核、签发*的过程改 为在电脑上完成的一种补助工具，对 OA 软件在改变*处理方式 方法上的重要作用及其产生的深远影响的认识不深，没有根据 信息化、网络化的特点去改进、创新处理电子*的方式方法，例 如，办理*还是习惯于分人分步进行，不会利用网络实时协同进

10、 行；只习惯于发现、处理办公桌上看得见的等待处理的纸质*， 而不善于发现、处理办公桌上看不见而是在电脑的 OA 软件里急 着等待处理的电子*，常常造成超时办理*。 3.推广应用工作发展不平衡。电子信息网络系统高效、便捷作 第 7 页 用的发挥要求有通达的网络、运转正常的设备和熟练的操作人 员。但是，目前整个广西地税系统在网络覆盖面、设备的数量 和质量以及工作人员操作技能水平方面存在发展不平衡的情况， 特别是同一个市内的县与县之间和县内的单位与单位之间的发 展不平衡对 OA 软件的推广应用影响最大；在工作人员操作计算 机技能水平方面，各地的差别也比较大，由于工作人员操作技 术水平差，人为造成网络

11、末端的梗滞、降低了整个网络的运行 速度的情况也时有发生。这种发展不平衡对 0 软件的不利影响 很容易被忽视，一时间也很难消除，应引起高度重视。以百色 市地税系统为例，根据*年底统计，百色市城区和县城以外的乡 镇地税机构(分局或税所)共有 48 个，已联网运行 OA 软件的 23 个，还有 25 个因常住工作人员少而未联网运行 OA 软件，占乡 镇地税机构总个数的 52.06%，造成这些人员不能及时阅读了解 电子*，成为 OA 软件应用的盲点。 4.*安全隐患大。OA 软件的*安全隐患主要来自两方面。一是计 算机病毒。由于干部职工计算机信息安全意识差，不按规定认 真防范计算机病毒，使得计算机病毒

12、经常破坏服务器和工作站 的计算机操作系统及其应用软件，不但降低了办文的速度和效 率，还严重威胁了 OA 软件里面的*的安全。二是操作不规范， 第 8 页 主要是不按规定备份数据，如某县地税局*年 9 月*处理服务器 操作系统发生严重故障后不得不重新安装操作系统，但由于事 前没有按规定定期备份数据，至使服务器重装操作系统后某一 时段的电子*的数据资料无法恢复。 5.管理制度不健全。*年 9 月区局印发了广西壮族自治区地方 税务局计算机*处理规则(暂行) ，对计算机*处理工作做了一些 比较原则性的规定，但是，还缺乏刚性的具体的对利用计算机 处理*结果的绩效考评制度和责任追究制度，导致一些计算机处

13、理*的工作制度执行不到位。例如，为保障*处理网络的安全而 采取的内部办公网与外部互联网物理隔离后，许多工作人员在* 网上阶段性地处理完电子*后就转到外部互联网，不按规定时间 和次数转回内部办公网查收、处理电子*，经常出现超时办文。 6.滥用 OA 软件发送*。*是具有法定效力和规范体式的公务文书， *具严密的程式性、撰拟的专任性和严格的时间性等特点，因此 制发*应当严谨， 全国税务机关*处理实施办法(国税发* 132 号)第四十四条规定：“行文应当确有必要，注重效用。对 第 9 页 于可发可不发的*，即无实质内容、无具体措施、无针对性、无 指导性、缺乏可操作性的*，坚决不发。对必须印发的*严格

14、控 制发文数量与发文范围，杜绝乱发滥送，避免重复行文。 ” 第 一一六条规定：“各级税务机关应当通过税务系统内部建立的* 处理计算机应用系统，按照本实施办法和有关规定进行电子*的 办理、管理、整理和归档。 自治区地方税务局办公室关于明确 *处理有关问题的通知(桂地税办发*118 号)规定：“转 发*确无具体要求和实际性贯彻意见的，承办单位在收文承办环 节提出直接转发意见，报局领导批示，如局领导同意直接转发， 则原文直接转发（在*处理系统中采取远程转发方式） ，不再另 行拟文转发。 ”可见，利用 OA 软件制发*也应当遵循严谨的原则。 而目前的情况是，由于 OA 软件方便、快捷的特点加上*的严肃

15、 性，使得很多工作人员产生了依赖性，把一些无需以*形式传递 的事务性电子文档也被当作电子*用 OA 软件制发。这助长了文 山会海和文牍主义，既增加了领导、*人员及其它工作人员阅处 毫无实际意义的*的数量，降低工作效率，又占用*处理服务器 的存储容量，浪费设备资源。另外，使用 OA 软件处理机密文件 也是不妥当的。 二、解决存在问题的对策分析 第 10 页 (一)解决 OA 软件自身存在问题的设想 OA 软件兼容性差的问题，已经成为制约各级地税部门与政府专 网之间快速传递、处理电子*的严重问题，必须引起高度重视， 应尽快加以解决，方法有两种。 一种方法是完全摒弃 OA 软件，重新开发基于政府电子

16、*处理规 范的电子*处理软件投入使用。但是，这会遇到很多问题，首先 是需要投入大量的研发资金。其次是开发、试用时间较长。第 三是应用培训工作量大。第四是政府电子*处理规范也只是一个 大致的原则性要求，并没有具体明确的标准，而且这些规范还 会随着社会政治经济形式和信息科技的发展而变化，即便重新 开发新的电子*处理软件也不能保证始终完全适应政府电子*处 理规范。第五是 OA 软件在全区各级地税部门推广使用，长的已 有 6 年，短的也有了 3 了，经过其处理并保存下来的*也是一个 不小的数目，以百色市地税局为例，从*年底至今，经过 OA 软 件处理并保存下来的*，收文部分有 12053 份，发文部分

17、有 3047 份，如果重新开发应用新的电子*处理软件，如何衔接、 兼容此前用 OA 软件处理过并保存下来的大量的电子*也是一个 必须解决的难题。 第 11 页 另一种方法就是改造升级 OA 软件，这即可节约资金投入，又可 保证 OA 软件处理电子*方式方法的前后连贯性，而且工作人员 使用旧版 OA 软件的时间较长，比较了解 OA 软件的特点和操作 要领，学习使用新版 OA 软件自然更容易接受，避免全部从头开 始学习培训，缩短开发试用的时间和学习使用的磨合时间，提 高效率，这是比较可行的办法。因此，建议区局向国家税务总 局反映，请求国家税务总局和软件开发商尽快改造升级 OA 软件。 区局也可以组

18、织技术力量，结合广西实际情况改造升级 OA 软件。 改造升级 OA 软件应注意解决以下几个问题：首先，是扩大 OA 软件的兼容范围，实现与政府专网的高效对接。其次，是整合 系统功能，如把通告栏的功能直接并入*处理模块，使新的通告 和新文件一样，只要登录*处理模块就会自动显示或提示。第三， 是要增加辅助功能。如，显示所有在线人员的功能，点对点、 点对群组的实时通讯功能，普通电子文档的传递功能等等，以 方便地税部门内部工作人员之间的各种工作联系。第四，要根 据电子*处理办法结合实际工作需要增加和完善人性化的功 能：增加服务器端 OA 软件定时自动备份数据的功能，每天定时 自动备份两次，并定期存档，

19、建立远程的灾难备份中心统一保 管备份的数据，确保文件资料的安全；增加工作站端 OA 软件自 动记录、保存登录 OA 软件的时间、次数的功能，以便开展绩效 第 12 页 考评和责任追究；增加计算机开机时 OA 软件自动运行登录的功 能，减少因疏忽而忘记登录 OA 软件阅处文件的现象发生；改进 信箱栏目新文件到达的提醒功能和已阅文件的标识功能。这些 功能都是很有必要的，如，目前使用的 O 软件的信箱栏目有新 文件到达时只在软件屏幕下方状态栏左侧有面一小小的红旗竖 起，既不起眼，又悄无声息，很难以引起使用者的注意。对尚 未阅读过的文件，文件信息列表左端的已阅栏为空，若是已阅 读过的文件，已阅栏则标有

20、“” ，这在个人信箱还容易辨认文 件是否已阅处，但在部门信箱，只要同部门有人阅读过的文件， 不管自己是否已阅读，都会在已阅栏上标有“” ，这样有时候 等待阅处的文件多了，部门信箱的管理人员就会分不清哪些文 件已阅读，哪些文件未阅读。这些都是容易造成文件超时办理 的原因，应当使用既醒目又悦耳方法的提醒有新文件到达，使 用实名标识已阅的文件。通过增加和完善 O 软件的功能，充分 利用机器设备和应用软件的机械性能弥补人类健忘的缺点，减 少人为造成的失误，确保能够按时办理*。 社会政治经济在不断发展变化，电子计算机及其信息技术的发 展更是日新月异，造成了电子*处理软件的应用环境和用户的需 求也在不断发

21、展变化之中。因此，无论是重新开发新的电子*处 理软件还是改造升级 O 软件，都必须建立有效的软件应用情况 跟踪服务体系，及时发现并解决软件应用过程中遇到的问题， 第 13 页 不断改进和提高软件的性能，以满足实际工作的需要。 (二)改善 OA 软件应用环境的建议 1.尽快解决 OA 软件的法律地位问题。随着我国电子政务的发展， 地税部门与其它政府部门和社会组织的电子*往来日益频繁，以 没有合法身份的软件接收外来的电子*和制作电子*对外传输都 是不合法的，应当按照电子*处理办法规定尽快为 OA 软件 申办合法的身份。 2.提高思想认识，更新观念。信息化是当今世界发展的大趋势, 是推动经济社会变革

22、的重要力量。地税部门推广使用 OA 软件处 理电子*，是地税部门信息化建设的重要步骤，是地税部门实现 与政府其它部门间的信息共建共享的前提和基础，是地税部门 建设电子政务的具体表现。因此，必须从国家信息化发展战略 的高度来看待地税部门推广使用 OA 软件，从我国电子政务建设 的总体目标和要求来解决地税部门推广使用 OA 软件存在的各种 问题，用信息化、网络化的理念对地税部门*处理工作进行组织 第 14 页 结构的重组和业务流程的再造，以适应我国电子政务发展形势 的需要。 3.切实防范计算机病毒。计算机病毒是 OA 软件和办公网络安全 的最大的威胁者，而且这种威胁是长期存在的，因此，防范计 算机

23、病毒的任务是长期的也是非常艰巨的，防范措施主要包括： 一是严格执行内、外网物理隔离措施，不允许擅自变换内、外 网的接口，笔记本电脑在内、外网上交替使用；二是及时升级 计算机上的杀毒软件，经常查杀计算机内的病毒；三是使用外 来存储介质如光盘、优盘前需经严格病毒查杀。 4.加大资金投入力度，改善使用 OA 软件的硬件环境。当今世界， 信息科技飞速发展，日新月异，技术和设备的更新换代都很快， 为了适应信息化发展形势的需要，必须加大投入，增添设备， 扩大网络的覆盖面，争取做到工作人员人手一台计算机，消灭 网络死角。适时更新落后设备，消除设备形成的网络瓶颈，提 高网络运行的速度和运行质量。 第 15 页

24、 5、加强学习培训。要全面加强学习培训计算机及其网络的基本 知识和操作技能。要有针对性地加强学习培训 OA 软件的操作技 能，开发 OA 软件应用教程多媒体软件，增强学习培训的感性认 识，分岗位进行专题学习培训，引入 OA 软件上岗操作许可证的 管理制度，确保学习培训效果，以消除人为造成的网络阻滞现 象，切实提高办文速度和质量。 6、进一步完善目标管理制度和责任追究制度，加大督促检查力 度。要修订、完善、统一全区地税系统的计算机*处理规则，严 格规范使用 OA 软件的对象和范围，要建立健全针对计算机处理 *工作的绩效考评制度和责任追究制度，定期按制度进行督促检 查，发现问题及时纠正并追究有关人员责任，确保 OA 软件充分 发挥作用，进一步提高地税系统的行政效率。 第 16 页