宿州市电子政务平台操作手册.doc

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1、- 0 - 宿州市电子政务平台宿州市电子政务平台 用户使用手册用户使用手册 安徽科大讯飞信息科技股份有限公司安徽科大讯飞信息科技股份有限公司 - 1 - 本手册内容若有变动，恕不另行通知。本手册例子中所用的公司、人名和数据若非特别声明，均属 虚构。未得到安徽科大讯飞信息科技股份有限公司明确的书面许可，不得为任何目的、以任何形式或手 段（电子的或机械的）复制或传播手册的任何部分。 本文档可能涉及安徽科大讯飞信息科技股份有限公司的专利（或正在申请的专利） 、商标、版权或其 他知识产权，除非得到安徽科大讯飞信息科技股份有限公司的明确书面许可协议，本文档不授予使用这 些专利（或正在申请的专利） 、商标

2、、版权或其他知识产权的任何许可协议。 本手册提及的其它产品和公司名称均可能是各自所有者的商标。 本软件产品受最终用户许可协议（EULA）中所述条款和条件的约束，该协议位于产品文档和/或软件 产品的联机文档中，使用本产品，表明您已阅读并接受了 EULA 的条款。 版权所有安徽科大讯飞信息科技股份有限公司 目录目录 目录目录 前言前言.4 约定4 系统介绍4 第一章第一章 登录与退出登录与退出.5 登录5 安装客户端控件6 退出7 第二章第二章 首页信息介绍首页信息介绍.8 内容定制9 布局定制9 第三章第三章 系统管理系统管理.10 单位信息维护10 部门管理11 角色管理12 用户管理14 数

3、据维护16 第四章第四章 公文管理公文管理.17 发文处理17 收文处理35 归档公文46 查看单位归档公文48 执行监督48 公文配置52 第五章第五章 个人办公个人办公.63 个人设置64 通讯录65 内部邮件68 日程管理71 第六章第六章 通讯交流通讯交流.73 内部论坛73 第七章第七章 公共信息公共信息.74 模块介绍74 政务期刊74 工作动态84 信息管理87 第八章第八章 行政办公行政办公.91 目录目录 车辆管理91 人事信息97 物品管理99 会议管理102 附录附录 1：公文模版制作方法：公文模版制作方法104 附录附录 2：公文模板参考式样：公文模板参考式样106 1

4、.公文红头模板式样公文红头模板式样106 2.版记模板式样版记模板式样107 附录附录 3：常见问题：常见问题 Q&A .108 附录附录 4：管理员岗位职责：管理员岗位职责112 宿州市电子政务平台使用手册宿州市电子政务平台使用手册 4 前言前言 使用手册将向用户介绍 Goffice2.6 产品功能，并帮助用户迅速正确地使用该产品。 约定约定 本书中所采用的约定如下表所示。 约定约定 含义含义 “双引号双引号” 在操作步骤中，代表用户键入的文字或屏幕对象名（例如按钮） 。 双击 是指连续两次快速击打鼠标主键（通常是鼠标左键） 。 单击 是指击打一次鼠标主键（通常是鼠标左键） 。 右键单击 是

5、指击打一次鼠标辅键（通常为鼠标右键） 。 系统介绍系统介绍 随着电子政务建设的逐步深入，政府办公平台的建设已经发生了本质的变化，从过去的各个单位分 头建设转到集中式统一建设，更加强化多个单位之间、多个应用之间的“协同”工作，而非单纯的单位 内的办公自动化（OA） ，这种转变对于办公平台的规划、设计都提出了更高的要求，仅仅通过对传统的 单位内办公系统进行修修补补已经无法解决问题，而是要进行宏观的总体规划。 基于这种需求背景，我们站在全局规划、重新架构的角度，创新研发了新一代区域协同型统一办公 平台。 本系统包括以下主要模块：门户首页（包括可视化领导办公桌面和个人门户） 、公文处理、政务期刊、 领

6、导日程、工作动态、信息管理、车辆管理、会议管理、人事信息、通讯录、物品管理、内部论坛、 系统设置。 本文将针对各模块，逐一为用户介绍本系统的使用方法。 宿州市电子政务平台使用手册宿州市电子政务平台使用手册 5 第一章第一章 登录与退出登录与退出 登录登录 第一种方式：第一种方式： 1. 在 IE 的地址栏中输入宿州电子政务平台设定的系统网址（http:/59.203.78.14） 。 2. 在出现的登录窗口中，键入用户帐号、用户密码和验证码后登录政务平台系统。 第二种方式：第二种方式： 该种方式为快捷登录方式，适合已经安装过客户端控件（如即时通讯工具 RTX）的用户使用。 客户端控件安装方法见

7、安装客户端控件。如果是第一次登录，系统会提示下载客户端，请下载控件， 安装时请关闭 OFFICE 和浏览器。 1.单击“开始” ，选择“程序”“政讯通” ，启动政讯通软件； 2.单击“登录” ，键入用户帐号和登录密码后登录政讯通通讯软件。 3.登录成功后，单击应用系统图标（见右上图）即可登录系统。 宿州市电子政务平台使用手册宿州市电子政务平台使用手册 6 安装客户端控件安装客户端控件 首次登录系统后必需要先安装客户端控件，该控件包括即时通讯工具和系统的相关控件。即时 通讯工具，同时还具有待办公文提醒功能。客户端控件下载安装步骤如下： 1.单击页面右下方的 “控件下载”按钮；如下图： 2.在弹出

8、的对话框中单击“运行”按钮，下载该控件。 点击下载客户端 宿州市电子政务平台使用手册宿州市电子政务平台使用手册 7 3.操作系统弹出安全警告，单击“运行”按钮，进行控件安装。注意：安装时要关闭 IE 浏览器 和 OFFICE 办公软件。 4.安装成功后，即可正常使用客户端软件 退出退出 退出宿州电子政务平台有两种方式： 1.直接关闭系统页面，点系统页面右上角按钮，即可关闭。 2.登录系统后,单击“退出系统”按钮，退出该系统。如下图 宿州市电子政务平台使用手册宿州市电子政务平台使用手册 8 第二章第二章 首页信息介绍首页信息介绍 登录系统后的首页为可定制的首页，默认显示所有的区域模块。系统首页共

9、有八个区域模块， 分别是：待办事务、待办公文、工作动态、我的邮件、信息管理、我的会议、待办统计和我的日程。 每个模块区域所展示的信息内容是不相同的，除了信息展示外，首页还提供了个性化设置的功能， 包括： 模块定制 布局设置 首页的默认布局如下图，下面分别介绍首页的各项功能。 点击退出 宿州市电子政务平台使用手册宿州市电子政务平台使用手册 9 内容定制内容定制 系统首页具有内容“定制”功能，即是可以根据部门的业务重点，或您个人关心的内容，进行 定制。系统提供八个模块内容。另外，定制页面还包括了对各个版块的介绍。 1.点击导航栏右边的定制按钮后，系统会弹出模块列表； 2.模块列表中共显示八个模块内

10、容，每个模块展示哪些内容，在下面的配件说明中都作了相应的说 明； 3.根据部门业务内容，或个人需求，可以选择需要的和不需要的模块内容在首页展示； 4.每个模块在首页可以随意拖动，随意放置位置； 5.每个模块右边 都有简单功能操作。从左至右，分别是收起、定制显示数量、刷新 和关闭。 布局定制布局定制 1.点击导航栏右边的“布局”按钮后，系统会弹出布局导航页面； 宿州市电子政务平台使用手册宿州市电子政务平台使用手册 10 2.系统共提供三种布局，分别是两列、三列和四列。选择哪种布局，首页自动改为相应的布局格式； 3.选择布局后，可以根据实际情况，将定制的模块内容进行拖动布局，进而设置最终的首页显示

11、内 容。 第三章第三章 系统系统管理管理 “系统管理”菜单的使用角色为系统管理员。为保证本单位政务系统的正常使用，系统管理员需要完 成以下工作： 1.检查并维护本单位的部门、角色、用户信息。 2.配置各角色所使用的系统功能菜单。 3.对本地的收发文等数据进行维护。 4.对本单位所有用户密码初始化。 单位单位信息维护信息维护 1.单击“系统设置”“组织架构管理”菜单。 2.编辑单位信息。 宿州市电子政务平台使用手册宿州市电子政务平台使用手册 11 3.单击“保存”按钮。 部门管理部门管理 使用该功能用来添加并维护本单位所属科室及部门。 新增部门新增部门 1.单击“添加部门” 2.编辑部门信息。

12、注：如直接在单位下添加科室或部门，上级部门选择：无上级部门。注：如直接在单位下添加科室或部门，上级部门选择：无上级部门。 如在某科室下面再添加下属科室，上级部门选择：该部门名称如在某科室下面再添加下属科室，上级部门选择：该部门名称。 3.单击“保存” 。 编辑部门编辑部门 1.在组织结构中单击部门名称。 2.可编辑部门的相关信息，单击保存完成编辑信息。 宿州市电子政务平台使用手册宿州市电子政务平台使用手册 12 3.单击“所有部门排序” 、 “直属部门排序”可对部门进行排序。 4.单击“用户排序可对部门内用户进行排序。选中用户，利用向上、向下的按钮调整用户排序， 点击“保存”完成。 5.单击“

13、删除部门”可删除此部门。 角色管理角色管理 该功能用来添加并维护本单位人员所属的系统角色。 宿州市电子政务平台使用手册宿州市电子政务平台使用手册 13 为角色添加所属用户为角色添加所属用户 使用该功能把本单位的相关人员分配到对应角色下的用户。 1.在“角色信息”中单击角色名称。 2.点击“设置用户”把人员移到右边对话框，点击“保存”完成设置。 宿州市电子政务平台使用手册宿州市电子政务平台使用手册 14 用户管理用户管理 该功能用来对用户的信息、所属部门、对应角色进行维护。 更新用户信息更新用户信息 1.单击“系统设置”“用户管理”菜单。 2.在“用户列表”中，单击“用户姓名” 。 3.编辑用户

14、信息，设置其所属部门和角色。 注：注：用户可以具有多重角色身份，使用多重角色的功能。用户可以具有多重角色身份，使用多重角色的功能。 4.编辑完成后单击“保存” 。 添加用户添加用户 1.在 “组织架构管理”里选择一个部门，然后单击“添加用户” 。 宿州市电子政务平台使用手册宿州市电子政务平台使用手册 15 2.填写用户信息后，单击“保存” 。系统提示添加成功，新添加的用户自动显示在该部门下。 初始化密码初始化密码 用户在使用过程中可能会丢失或忘记密码，使用该功能可以将用户的密码初始化为原始密码 1111。 1 “用户管理”“用户列表” 2选择需要初始化密码的用户名 3单击“初始化密码”按钮 宿

15、州市电子政务平台使用手册宿州市电子政务平台使用手册 16 4单击“确定” ，密码即可初始化为 1111 如下图： 注：新添加的用户，系统初始化的登录密码是1111。 数据维护数据维护 系统管理员有对公文收发文进行数据维护的功能，系统管理员可以管理本单位收发文，而全市运维 管理员则可以管理到全市的收发文数据维护。管理员可填写删除原因后删除公文数据。 宿州市电子政务平台使用手册宿州市电子政务平台使用手册 17 第四章第四章 公文公文管理管理 该部分的各流程的执行人，为本单位内具有不同角色身份的人来完成。为了保证系统能够正常使用， 需要管理员把本单位所需的公文种类、公文编号、公文模板等相关信息在系统

16、里面及时更新，并把这些 信息依据各自单位的特点，定义符合需要的系统设置。对此系统管理员既要了解公文的处理流程，更重 要的是要为本单位使用的公文进行配置与维护。 发文处理发文处理 单击“公文管理”“新建公文”菜单。系统根据用户的实际情况，设置了三种不同的发文处理流 程：普通发文、联合发文、快速发文、新建待拟文。各流程只是在步骤上存在一些差异，各步的具体操 作基本相同。 普通发文普通发文 普通发文适用本单位对外发布公文，完整的步骤流程为：拟稿、核稿、审核、审阅、会签、签发、 阅后发、复核登记、整理排版、校对、印制、用印、分发、待归档，以及单位自定义的流程步骤，各单 位根据本单位实际情况也可跳过某些

17、流程，下面分别介绍各步骤的详细操作方法。 拟稿拟稿 执行角色执行角色：各部门 1.单击“新建公文”菜单，进入拟稿页面。 2.编辑公文基本信息。 a)发文类型：单击选择。 宿州市电子政务平台使用手册宿州市电子政务平台使用手册 18 b)文种：单击选择。 c)签发人、签发日期：这两项内容是在系统完成签发后自动根据签发的签发时间进行提取。 d)公文标题：需要手工输入您需要起草的公文标题。 e)主题词：输入主题词或者单击按钮在弹出的页面中选择。 f)主送机关：单击按钮在弹出的页面中选择，所选择的单位最终关联至文件分发环节的分发 对象中，从而不需要再次选择文件分发的单位了。 g)抄送机关：单击按钮在弹出

18、的页面中选择，所选择的单位最终关联至文件分发环节的分发 对象中，从而不需要再次选择文件分发的单位了。 h)抄送领导：输入抄送领导或者单击按钮在弹出的页面中选择。 i)内部抄送：单击按钮在弹出的页面中选择，所选择的用户最终关联至文件分发环节的 内部抄送中，从而不需要再次选择抄送的用户了。 j)紧急程度：单击选择。 k)起草日期：系统默认为当前日期，可单击修改。 l)拟稿人、拟稿部门：系统自动提取。 m)公开属性：选择此公文的公开类型。 n)单击“上传”按钮，然后选择机器上的文件后点打开按钮，即可上传附件；上传后，还可以点 击“删除”图标删除附件。 o)勾选“允许修改附件” ，则审核人员可以对附件

19、进行编辑，修改。 I）填写完公文基本信息后，单击 “编辑正文”按钮，系统打开 word，您可以在 Word 中编辑公文 正文，公文必须先编辑正文后才能提交。 宿州市电子政务平台使用手册宿州市电子政务平台使用手册 19 提示提示 ：在 Word 中编辑公文时要使用 OA 控件，控件工具栏按钮说明： ：单击，将公文保存到服务器上。 ：单击，确定编辑完成。 ：单击按钮，选择公文标题，单击“插入” ，将标题插入页面相应位置。 3.正文编辑好后，单击按钮。 注：注：系统中使用系统中使用word对公文进行编辑后，一定要使用控件中的对公文进行编辑后，一定要使用控件中的、按钮。按钮。 4.系统关闭 word，

20、返回起草页面。 5.选择下一步对应流程以及该步骤执行人。 6.单击“提交”按钮，将公文提交给所选操作人，由该人执行下一步操作。 7.单击“保存”按钮可将公文保存在“拟稿列表”中。 宿州市电子政务平台使用手册宿州市电子政务平台使用手册 20 核稿核稿 执行角色：执行角色：部门领导 1. 单击”公文办理”“待办公文” 。 2. 单击“公文标题”进入公文办理页面。 提示：提示：单击“退回”按钮可将公文打回给起草人。 3. 单击“编辑正文”按钮，可以查看或编辑该公文正文。 4. 填写审核意见，可手工填写，也可单击按钮选择意见。 5. 选择下一步流程以及该步骤执行人。 6.单击“提交”按钮，将公文提交给

21、所选操作人，由该人执行下一步操作。 7.单击“打印拟稿单”可将拟稿单打印出来。 提示：提示：审核人还可在首页门户中“待办公文”中找到要审批的公文。 审核公文审核公文 执行角色：执行角色：分管领导 宿州市电子政务平台使用手册宿州市电子政务平台使用手册 21 1. 单击”公文办理”“待办公文” 。 2. 单击“公文标题”进入公文审核页面，查看或修改拟稿单的各项内容。 提示：提示：单击“退回”按钮可将公文退回到上一步。 3. 单击“编辑正文”按钮，查看或编辑公文正文。 4. 填写审核意见。 5. 选择下一步流程以及下一步执行人。 6.单击“提交”按钮，将公文提交给所选操作人，由该人执行下一步操作。

22、7.单击“打印拟稿单”可将拟稿单打印出来。 审阅审阅 1 单击”公文办理”“待办公文” 。 2 单击“公文标题”进入公文审阅页面。 提示：提示：单击“退回”按钮可将公文退回到上一步。 宿州市电子政务平台使用手册宿州市电子政务平台使用手册 22 3 单击“编辑正文”按钮，查看或编辑公文正文。 4 填写审阅意见。 5 选择下一步流程以及下一步执行人。下一流程应为会签。 单击“提交”按钮，将公文提交给所选操作人，由该人执行下一步操作。 6 单击“打印拟稿单”可将拟稿单打印出来。 会签会签 执行角色执行角色：单位领导 7 单击”公文办理”“待办公文” 。 8 单击“公文标题”进入公文会签页面。 提示：

23、提示：单击“退回”按钮可将公文退回到上一步。 宿州市电子政务平台使用手册宿州市电子政务平台使用手册 23 9 单击“编辑正文”按钮，查看或编辑公文正文。 10填写会签意见。 11选择下一步流程以及下一步执行人。下一流程应为签发。 12单击“提交”按钮，将公文提交给所选操作人，由该人执行下一步操作。 13单击“打印拟稿单”可将拟稿单打印出来。 提示：提示：审批人还可在首页门户“待办公文”中找到要审批的公文。 签发签发 执行角色执行角色：单位领导 1.单击”公文办理”“待办公文” 。 2.单击“公文标题”进入公文签发页面，查看或修改拟稿单的各项内容。 提示：提示：单击“退回”按钮可将公文退回到上一

24、步。 宿州市电子政务平台使用手册宿州市电子政务平台使用手册 24 3.单击“编辑正文”按钮，查看或编辑公文正文。 4.填写签发意见。 5.选择下一步流程以及下一步执行人。下一流程应为复合登记。 6.单击“提交”按钮，将公文提交给所选操作人，由该人执行下一步操作。 7.单击“打印拟稿单”可将拟稿单打印出来。 提示：提示：审批人还可在首页“待办事宜”“待办发文”中找到要审批的公文。 复核登记复核登记 执行角色：执行角色：复核登记员 1.单击”公文办理”“待办公文” 。 2.单击“公文标题”进入复核登记页面。 提示：提示：单击“退回”按钮可将公文退回到上一步。 宿州市电子政务平台使用手册宿州市电子政

25、务平台使用手册 25 3.复核公文的审批意见，选择填写相应的发文字号。 4.选择下一步流程以及下一步执行人。 5.单击“提交”按钮，将公文提交给所选操作人，由该人执行下一步操作。 6.单击“打印拟稿单”可将拟稿单打印出来。 提示：提示：审批人还可在首页门户“待办公文”中找到要审批的公文。 整理排版整理排版 执行角色：执行角色：整理排版员 1. 单击“公文办理”“待办公文” 。 2. 单击“公文标题”进入公文整理排版页面。 提示：提示：单击“退回”按钮可将公文退回到上一步。 宿州市电子政务平台使用手册宿州市电子政务平台使用手册 26 3. 选择相应的公文模板和公文版记模版。 4. 单击“公文排版

26、” 。 5.启动 Word，插入红头、版记、秘密级别等内容进行排版。 提示：提示： 工具栏按钮说明： 单击，插入文件红头。 单击，插入文件版记。 6. 选择下一步流程以及下一步执行人。 宿州市电子政务平台使用手册宿州市电子政务平台使用手册 27 7.单击“提交”按钮，将公文提交给所选操作人，由该人执行下一步操作。 8.单击“打印拟稿单”可将拟稿单打印出来。 提示：提示：审批人还可在首页“待办公文”“待办发文”中找到要审批的公文。 校对校对 执行角色：执行角色：办公室人员 1. 单击”公文办理”“待办公文” 。 2. 单击“公文标题”进入公文校对页面。 提示：提示：单击“退回”按钮可将公文退回到

27、上一步。 3. 校对公文 4. 选择下一步骤以及下一步骤执行人。 5.单击“提交”按钮，将公文提交给所选操作人，由该人执行下一步操作。 宿州市电子政务平台使用手册宿州市电子政务平台使用手册 28 6.单击“打印拟稿单”可将拟稿单打印出来。 提示：提示：审批人还可在首页门户“待办公文”中找到要审批的公文。 用印用印 执行角色：执行角色：印章管理员 1. 单击”公文办理”“待办公文” 。 2. 单击“公文标题”进入公文办理页面。 提示：提示：单击“退回”按钮可将公文退回到上一步。 3.单击“用印”按钮。 4.系统启动 Word，单击“盖章” ，用鼠标把印章拖到公文合适的位置。 5.盖章结束后，单击

28、按钮，文档保存并关闭。 6. 选择下一步流程以及下一步骤执行人。 宿州市电子政务平台使用手册宿州市电子政务平台使用手册 29 7.单击“提交”按钮，将公文提交给所选操作人，由该人执行下一步操作。 提示：提示：审批人还可在首页“待办公文”“待办发文”中找到要审批的公文。 分发公文分发公文 执行角色：执行角色：办公室人员 1. 单击”公文办理”“待办公文” 。 2. 单击“公文标题”进入公文分发办理页面。 提示：提示：单击“退回”按钮可将公文退回到上一步。 3. 公文操作区中的分发对象、内部抄送中的单位和用户都是自动取发文处理标签中的“主送机关” 、 “抄送机关” 、 “内部抄送”中的把选择项内容

29、，如分发时分发对象和内部抄送的对象有变动的话， 请在发文处理标签的“主送机关” 、 “抄送机关” 、 “内部抄送”中去修改，同时还可以查看收文单位 办理信息和短信通知收件人。 4.单击“提交”按钮，该公文分发到接收单位或部门，由收文单位对该公文进行收文处理。具体 宿州市电子政务平台使用手册宿州市电子政务平台使用手册 30 操作详见收文处理。 传阅公文传阅公文 1.单击”公文办理”“传阅公文” 。可以看到用户待阅公文，单击公文标题 2.单击公文标题，阅读以后公文就在已阅公文里面能找到； 待归档公文待归档公文 执行角色：执行角色：机要管理员 公文分发过后便自动为待归档状态，可以对分发后的公文进行归

30、档操作。 1.单击“归档公文”“待归档发文列表” 。 2.点击“归档”按钮对公文进行归档操作。 3.详见“归档公文” 联合发文联合发文 联合发文的流程与普通发文的流程基本相同，区别是在发文过程中审核、会签、签发、用印、分发 这五个步骤需要联合外单位相关人员来共同完成；且通过联合发文可以实现一篇公文套用多个单位的红 头和加盖多个单位的印章。整个联合发文的具体操作，与普通发文的各步操作是基本相同的。 拟稿拟稿 1.单击 门户下面“联合发文”菜单。 2.编辑公文拟稿单，具体操作详见普通发文拟稿。 宿州市电子政务平台使用手册宿州市电子政务平台使用手册 31 核稿核稿 执行角色：执行角色：部门领导 1.

31、单击”公文办理”“待办公文” 。 2.单击“公文标题”进入公文核搞页面，具体操作详见普通发文核稿。 提示提示:选择下一步执行人时，就会显示该地区所有政府单位人员。可选择跨单位人员来进行下一步 审核公文。 审核公文审核公文 执行角色：执行角色：分管领导（可跨单位） 具体操作步骤和普通发文中的审核公文一样，区别是会审核之后可以选择下一步的执行人使在 B 单位进行流转，也可以选择“返回拟稿人”完成审核意见的填写并将公文提交给起草 A 单位的起 草人手中由起草人进行转交下一步执行人。 1.单击”公文办理”“待办公文” 。 2.单击“公文标题”进入公文审核页面，具体操作详见普通发文审核公文 会签会签 执

32、行角色执行角色：单位领导（可跨单位） 具体操作步骤和普通发文中的会签一样，区别是会签完之后可以选择下一步的执行人使在 B 单位 宿州市电子政务平台使用手册宿州市电子政务平台使用手册 32 进行流转，也可以选择“返回拟稿人”完成会签意见的填写并将公文提交给起草 A 单位的起草人 手中由起草人进行转交下一步执行人。 1、 单击“提交”按钮，将公文提交给所选操作人，由该人执行下一步操作。 2、 单击“打印拟稿单”可将拟稿单打印出来。 提示：提示：审批人还可在首页“待办公文”“待办发文”中找到要审批的公文。 签发签发 执行角色执行角色：单位领导（可跨单位） 具体操作步骤和普通发文中的签发一样，区别是会

33、签完之后可以选择下一步的执行人使在 B 单位 进行流转，也可以选择“返回拟稿人”完成会签意见的填写并将公文提交给起草 A 单位的起草人 手中由起草人进行转交下一步执行人。 复核登记复核登记 执行角色：执行角色：机要管理员 与普通发文类似，具体操作请见复核登记。 整理排版整理排版 执行角色：执行角色：办公室人员 与普通发文类似，具体操作请见整理排版。 校对校对 执行角色：执行角色：办公室人员 与普通发文类似，具体操作请见校对。 用印用印 执行角色：执行角色：办公室人员（可跨单位） 提示提示：由于上一步骤是发给外单位人用印的，所以此时是外单位人在进行这项操作。 具体操作步骤和普通发文中的用印一样，

34、区别是用印完之后可以选择下一步的执行人使在 B 单位 进行流转，也可以选择“返回拟稿人”完成用印意见的填写并将公文提交给起草 A 单位的起草人 手中由起草人进行转交下一步执行人。 分发公文分发公文 执行角色：执行角色：办公室人员（可跨单位） 提示提示：流转成功后接下来的操作就是分发公文，由于是发给外单位人进行此项操作的，所以此时是 宿州市电子政务平台使用手册宿州市电子政务平台使用手册 33 外单位人在进行这项操作。 具体操作步骤和普通发文中的分发公文一样。 快速发文快速发文 执行角色：执行角色：机要管理员 本模块主要提供给部分用户直接起草提交公文所用，用户直接起草发文，分发给各相关单位或部门，

35、 然后由各相关单位或部门的公文管理员进行签收登记，再转入收文处理流程。 1.单击 “快速发文”菜单。 2.编辑公文拟稿单，具体操作详见普通发文拟稿。 3.单击“编辑正文”按钮，系统打开 word，您可以在 Word 中编辑正文。 注：注：目前最新版本支持在快速发文里可以加入红头和印章，这样可以根据需要快速的来创建一个完目前最新版本支持在快速发文里可以加入红头和印章，这样可以根据需要快速的来创建一个完 整正式的公文。整正式的公文。 4.公文操作区中的分发对象、内部抄送中的单位和用户都是自动取发文处理标签中的“主送机关” 、 “抄送机关” 、 “内部抄送”中的把选择项内容，如分发时分发对象和内部抄

36、送的对象有变动的 话，请在发文处理标签的“主送机关” 、 “抄送机关” 、 “内部抄送”中去修改，同时还可以查看 收文单位办理信息和短信通知收件人。 5.选择该公文的分发对象，设置办理时限。 宿州市电子政务平台使用手册宿州市电子政务平台使用手册 34 单击“提交”按钮，公文将提交给所选定的分发对象，由签收单位或部门的公文管理员进行签收登记， 并转入收文处理流程，具体操作详见收文处理。 新建代拟发文新建代拟发文 待拟发文的功能主要是为实现 A 单位需要给 B 单位代起草文件，此文件发送个 B 单位后将会一直在 B 单位中流转分发和归档。 1.单击 门户下面“联合发文”菜单。 2.编辑公文拟稿单，

37、具体操作详见普通发文拟稿。 宿州市电子政务平台使用手册宿州市电子政务平台使用手册 35 收文处理收文处理 收文有两种，分为签收登记收文和科室收文：签收登记接收的是提交到单位的公文。科室收文 功能，接收的是本单位提交到本科室的公文，两种收文处理操作类似。 签收登记签收登记 执行角色：执行角色：机要管理员 系统提供两种方式进行操作：一种是在系统中流转的公文，可以直接签收；一种是纸质流转的 公文，可用手工登记的方式签收。 直接签收直接签收 1.单击“签收登记”“未签收列表” 。 2. 在未签收列表中选择公文，单击“公文标题”进入签收页面。 提示：提示：如拒绝签收公文可在需要退回的公文前面打钩，单击“

38、退回”按钮 提示：提示：需要导出文档可以单击“导出”按钮。 3. 单击“保存”按钮将公文保存在“已签收列表”中。 4. 在已签收列表中单击公文标题进入签收页面。 5. 填写选择类别、收文号、办理时限、办件性质、拟办意见等信息。 宿州市电子政务平台使用手册宿州市电子政务平台使用手册 36 6. 根据公文类型，选择相应办理流程及执行人。 7. 单击“提交”按钮，将公文提交给选定执行人，由该人执行下一步操作。 8. 单击“打印标签”可将标签打印出来。 手工登记手工登记 1. 单击 菜单栏的“单位手工登记” 。 2. 登记收文信息。 3. 选择下一步办理流程及下一步骤办理人。 4. 单击“提交”按钮，

39、将公文提交给选定执行人，由该人执行下一步操作。 5. 不管是在直接签收登记或是手式登记都需要在收文处理标签中填写如下字段：来文分类、收文 宿州市电子政务平台使用手册宿州市电子政务平台使用手册 37 序号、办理时限、办件性质、承办人、批示领导、承办单位、办理意见等信息，而承办人应该选择 的是文件的中转人员。 （收文处理标签中的带*号标记的都是必填项） 6. 收文员在签收登记时要人工判断一下此份文件是属于传阅件还是办理件，然后再在收文处理标 签中选择一下办件性质，系统默认的是办理件（如图所示） 。 7. 分送对象：如有些文件非常紧急，不能等领导批示完后再交给承办单位来办理，这样会耽误工 作，此时就

40、需要提前让承办单位进入办理的；文件发送给分送对象单位的机要管理员，应该在系统 中的“公文办理”“待阅文件”中查阅文件。 如果选择的是传阅件的话，收文处理签中的分送对象就变成了传阅对象，且是必填项。 8. 传阅件在签收登记完后提交的下一环节是批办环节，当流程提交成功的同时，文件已经在 传阅对象的待阅文件中。 宿州市电子政务平台使用手册宿州市电子政务平台使用手册 38 批办公文批办公文 执行角色：执行角色：部门领导或单位领导 1. 单击“公文办理”“待办公文” 。 2. 单击来文标题进入办理页面。单击“退回”按钮可将公文退回到上一步。 3. 填写批办意见。 4. 承办人：选择文件的承办人（文件待流

41、转的操作人员） 。 5. 如需要对传阅对象进行修改的话可以点击 按钮来重新选择。 6. 单击“提交”按钮，公文提交至承办人。 7. 单击“打印标签”可将标签打印出来。 提示：提示：审批人还可在首页门户“待办公文”“待办公文”中找到要审批的公文。 注：注：办理完拟办后公文就处于流转状态； 宿州市电子政务平台使用手册宿州市电子政务平台使用手册 39 待流转待流转 执行角色：执行角色： 1.单击“公文办理”“待办公文” 。 2.单击来文标题进入办理页面。 3.查看“详细办理信息”“批示/办理意见”中传阅领导所做的批示，如“批示/办理意见”中没有 “需办理”的话，此时这份文件可以归档结束了，反之如果有

42、的话只需要转为办理件。 4.“选择下一步”中选择“待归档”则收文可以结束进入归档状态了。 5.如果文件需要转为办理件的话，在“选择下一步”中选择批办，在将勾选上，然后点 击“提交”按钮则进行办理件的流转中。 6.为什么传阅件转为办理件后还需要提交给批办环节呢，因为所有的文件都必须让批办环节的领导实 时的掌握，这样收文的流转才不会走弯路，从而加速文件的流转。 宿州市电子政务平台使用手册宿州市电子政务平台使用手册 40 7.单击“提交”按钮，来文提交给批办领导。 8.单击“打印标签”可将标签打印出来。 提示：提示：“待流转”只是一个中转环节，批办、批示完后流程都会进入到待流转状态，此时待流转办 理

43、人就需要根据文件中领导所做的批示来决定文件的下一步流转方向。 批示公文批示公文 执行角色：执行角色：单位领导 1. 单击“公文处理”“待办公文” 。 2. 单击来文标题进入办理页面。 3. 填写批示意见。 宿州市电子政务平台使用手册宿州市电子政务平台使用手册 41 4. 单击“提交”按钮公文提交至承办人，然后再提交到相关部门的人员来具体承办该公文。 5. 单击“打印标签”可将标签打印出来。 提示：提示：审批人还可在首页“待办公文”中找到要审批的公文。 待流转待流转 执行角色：执行角色： 1. 单击”公文办理”“待办公文” 。 2. 单击来文标题进入办理页面。 宿州市电子政务平台使用手册宿州市电

44、子政务平台使用手册 42 3. 单击按钮可以修改承办单位。 4. 单击“打印标签”可将标签打印出来。 5. 如需要查看承办单位办理的情况的话只需要点击“详细办理信息”“承办单位办理记录” ，同 时也可以对文件进行收回操作。 提示：提示：“待流转”只是一个中转环节，批办、批示完后流程都会进入到待流转状态，此时待流转办 理人就需要根据文件中领导所做的批示来决定文件的下一步流转方向。 承办单位承办单位 执行角色：执行角色：机要管理员 1. 单击“公文处理”“签收登记”“未签收列表” 。 2. 单击来文标题进入本单位收文登记页面。 宿州市电子政务平台使用手册宿州市电子政务平台使用手册 43 3. 签收

45、登记后再做为本单位的收文来处理，如需要查看文件上一级文的流转情况的话，只需要点 击“上一级文办理记录” 。 4. 相关信息填写好后再进行本单位的收文流转。 5. 单击“打印标签”可将标签打印出来。 归档归档 执行角色：执行角色： 6. 单击”公文处理”“待办公文” 。 7. 单击来文标题进入办理页面。 8. 选择“归档”流程。 宿州市电子政务平台使用手册宿州市电子政务平台使用手册 44 9. 单击“提交”按钮，来文办理归档。 10.单击“打印标签”可将标签打印出来。 注：注：此时待归档后的文件机要管理员会显示在此时待归档后的文件机要管理员会显示在 “归档公文归档公文”“待归档收文列表待归档收文

46、列表”中。可以对收中。可以对收 文进行归档操作。文进行归档操作。 公文导出公文导出 公文导出功能，是为了方便用户使用和存档，同时为了保证公文的完整性不被修改，该功能导出后 的文件格式为 PDF 格式。 1 单击“公文处理”“归档公文”“待归档收文列表” ； 2 找到需要导出的公文，单击“导出”即可。如下图： 说明：说明：为了能正常查看导出的公文，建议用户机器安装为了能正常查看导出的公文，建议用户机器安装 AdobeAdobe AcrobatAcrobat 。 科室收文科室收文 科室收文功能，接收的是单位内部提交到部门的公文。 执行角色：执行角色：各部门指定公文收文员 1. 单击“公文办理”“科

47、室收文” ”“未签收公文” 。 宿州市电子政务平台使用手册宿州市电子政务平台使用手册 45 提示：提示：如拒绝签收公文可在公文前面打钩，单击“退回” 2. 单击来文标题进入办理页面，填写相关信息。 3. 根据公文类型，选择相应办理流程及执行人。 4. 单击“提交”按钮，将公文提交给选定执行人。 宿州市电子政务平台使用手册宿州市电子政务平台使用手册 46 5. 单击“打印标签”可将标签打印出来。 注：注： 1.科室收文后，转入科室来文办理流程，相关执行人可以从科室收文后，转入科室来文办理流程，相关执行人可以从“公文办理公文办理”“待办公文待办公文”找找 到需要自己办理的科室来文执行。具体各步骤操

48、作详见到需要自己办理的科室来文执行。具体各步骤操作详见收文处理收文处理中各步操作。中各步操作。 2.科室收文归档后的文件在科室收文归档后的文件在“科室收文科室收文”“已签收公文已签收公文”中。中。 归档公文归档公文 此模块主要是对本单位的归档公文进行分类、设置保管期限、生成案卷档号，实现对电子公文的分 类保管、自动移交、到期销毁等功能。只有每个单位的单位机要管理员才可以使用档案公文模块。 1.点击列表中的“归档” ，进入归档页面。 2.页面上的是发文基本信息，点击公文档案信息，您需要先填写标签上的内容，标签填写如下： 宿州市电子政务平台使用手册宿州市电子政务平台使用手册 47 全宗号：是在档案

49、初始化数据中设置的，在这里自动显示； 保管期限：按照实际情况在下拉框中选择档案的保管年限，档案局可以直接看到年限为 10 年、 30 年和永久的公文； 实体分类：点击“选择” ，从弹出的分类树中选择档案所属分类，分类也是初始化数据时设置的； 卷宗档号：点击文本框后的“生成卷宗档号” ，自动按照档案号规则生成档号； 页数、盒号：直接输入； 责任者：当前单位； 密级、公文文号、公文标题、来文单位等属性：根据公文属性自动显示； 归档日期：默认当日，可以修改； 备注：直接输入内容。 3.点击“归档”按钮，该公文即被归入单位归档公文列表中。 宿州市电子政务平台使用手册宿州市电子政务平台使用手册 48 查看单位归档公文查看单位归档公文 一般用户可以查看已经发布的归档公文，机要管理员可以查看单位所有的归档公文 一般用户对归档公文只有查看的权限，机要管理员可以对归档公文进行发布，对已达保管期限的公文进 行销毁。 1.点击菜单【公文办理】【归档公文】【单位归档公文】 ，列表中显示的是本单位所有您有权限查看 的归档公文，按照归档时间倒序排列。