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1、企业档案管理业务外包可行性研究企业档案是企业有机活动整体的综合反映,是企业各种档案的总和。企业档案信息既是企业生存和发展的信息条件之一,也是国家档案信息资源的重要组成部分,它还是我国经济建设与发展的重要信息保障之一。为管理好企业档案,我国各级档案管理行政部门颁布制定了许多相关的管理条例与制度,不少企业也投入了大量的人力与物力。然而,企业档案管理的现状并不尽如人意,作为我国基层档案机构之一的企业档案室无论是在人力配备、硬件设施还是在管理水平上都存着不少问题。私营企业档案工作存在意识淡薄、无人管理等现状。究其原因,既有企业管理者档案意识淡薄等主观因素,也存在企业人力、物力、资金有限等客观因素,如何
2、突破企业档案管理发展的瓶颈,走出一条符合企业发展的档案管理新路,是摆在企业档案工作者和企业档案管理研究者面前的新问题。 近年来,世界各国企业间普遍采取的一种新型的管理方式业务外包(outsourcing),对企业档案管理也产生了巨大的影响。美国明尼苏达历史协会档案征集保管部主任詹姆士福格蒂在美国企业档案馆的发展和企业文件的管理一文中介绍,美国虽然由于经济的迅速增长,许多大公司建立了档案部门,但在最近10年中,由于企业的兼并、裁员和业务外包,许多档案馆也被迫关闭了。档案管理业务外包直接导致了企业档案部门的关闭,对企业档案管理而言是福?是祸?也许有人会说:导致企业档案部门关闭,即是削弱了档案部门的
3、职能,当然是祸。然而事实却并非完全如此,大量事实表明,越来越多的国内外企业正逐步将档案管理进行外包,我国档案界也针对企业档案管理的业务外包(托管)进行了理论上的探讨。企业档案管理业务外包决不是一个孤立的现象,它是企业资源整合、提高核心竞争力、追求最大效益的必然趋势。 一、企业档案管理业务外包的必然性企业档案管理业务外包的必然性来自于其本身的优越性及其对企业发展带来的巨大效益: 1.降低企业档案管理成本,提高档案利用效率。企业档案管理业务外包即将企业有关档案管理业务外包给档案专业服务机构,决定是否外包的一个重要因素就是外包成本是否高于内制成本。接收企业档案管理外包业务的档案专业服务机构由于其服务
4、内容的专一性和服务的规模化,决定了这些档案专业服务机构的服务成本远远低于企业单独进行档案管理业务的成本。同时,由于应用了专业化、高水平的管理技术与管理手段,外包后的企业档案利用效率也会大幅提高。 2.有助于提高企业核心竞争力。业务外包是企业管理的一种创新管理理念与管理方法,它的一个重要目标就是集中企业内部资源,着力提高企业核心竞争力。目前,市场竞争日趋激烈,对企业的快速、健康和持续发展造成巨大压力,要求企业必须在各个环节上都不能出现任何差错,而企业由于在注意力分配上不可能面面俱到,也就不可能在每一方面都做到完美,他们需要更多专业性的组织在各个薄弱环节对其进行帮助。同样,企业也有需要档案中介机构
5、能对其档案管理进行专业性帮助的需求。档案管理业务外包可以使企业从具有低附加值的日常的事务性档案管理业务中解放出来,能够更有效地运用其核心竞争力,把时间、精力和资源集中起来致力于具有高附加值的战略环节。3.可以减少众多企业在档案管理工作中的重复投入现象,降低企业管理风险。档案管理是一项技术性、专业性较强的工作,它需要一定的投入,这其中包括档案管理基础设施的投入、人员投入、技术投入及有关管理物资的投入。而在现实工作中,或是出于认识上的问题,或是出于经济上的原因,我国大多数企业,尤其是中小型企业和民营企业对档案管理的基础性投入明显不足。随着办公自动化程度和企业信息化程度的不断提高,电子文件和电子档案
6、大量产生,这些数字化的文献对管理基础设施、管理技术和人员素质的要求比纸质文献的要求要高得多。尤其是在网络环境下,为确保电子文件信息的持续可读性,必须不断地对文件进行适时迁移,以适应新的计算机网络通讯技术,这些都需要大量的投入。这些投入对大多数企业来说,都是一笔相当大的开支。软件与设备的不断升级,使企业已购置设备和软件有逐渐被淘汰的风险。各企业在档案管理工作中的重复性投入对企业档案管理工作水平的提高并未起到决定性作用,反而增加了企业管理的成本与风险。企业将档案管理业务外包出去,既可以享受到高技术、高水准的档案管理服务,又可以减轻企业因在档案管理技术设施投入方面产生的风险。哈佛大学经济学教授Jor
7、geson认为,业务外包可以使企业的科技投资效率提高20%,因为用户只需为自己在一定时间内真正用到的部分技术设备付费,结果是节省了庞大的固定成本投入。 4.可以有效利用企业外部人员、技术及其它资源。档案管理业务外包可以满足企业对档案专业管理人才的弹性要求,可以借助外部人力资源来满足企业不断变化的需要,节省用于人才招聘与培训的费用和时间,增加人力资源配置的灵活性。档案管理业务外包还可以充分利用企业所不具备的档案专业技术和特定的资源,准确把握档案管理技术的发展趋势,享受高质量和高稳定性的档案管理服务。 5有利于促进企业档案信息化建设。信息化是档案工作的发展趋势和方向,档案信息化建设需要大量地投入,
8、要有专门的人才和设备。然而,在现有条件下,我国企业把主要的资金都投入到企业的生产和经营上,对企业档案信息化建设的投入非常有限,这在很大程度上制约着企业档案信息化的发展。实行企业档案管理业务外包,可借助于档案外包服务机构在设备、技术、专业人才方面的优势,加快企业档案信息化建设,促进企业档案信息化进程。6进一步落实企业档案信息资源社会化服务。企业档案信息同其它类型的档案信息一样具有双重价值,即为企业服务的第一价值和为社会服务的第二价值。目前,绝大多数企业十分重视档案工作,其档案信息的第一价值得到了较好的发挥,但真正实现企业档案信息的第二价值却有相当大的难度,究其原因主要是企业档案信息产生于企业自身
9、的管理活动,在来源上具有单一性,在归宿上也不向国家综合档案馆移交,同时由于企业档案部门在工作中或多或少存在本位主义的思想,使得企业档案信息无法发挥其全部价值。对企业档案实行外包,可以将分散在各企业的档案信息集中于外包服务机构,如档案寄存中心、档案托管中心等中介服务机构,在维护企业利益和保密的前提下,由这些机构开发被管档案的第二价值,实行企业档案信息资源的社会化服务,特别是可以使企业科技档案中的信息得到有效推广,加速科技档案信息成果商品化的进程。二、企业档案管理业务外包的可行性 1.业务外包已成为一种企业管理的重要手段,档案管理业务外包是企业业务外包的题中应有之意。业务外包是源于20世纪80年代
10、工业企业的一种经营管理方法,自1997年以来,欧美企业的业务外包蓬勃发展,到2000年,已形成席卷欧美,波及全球的业务外包浪潮。一些西方经济学者认为,信息时代的业务外包充分调动了知识和革新的力量,使现代商业组织发生了根本性变化,业务外包成了经济成功的核心动力。据美国财富杂志1998年7月20日的一篇报道披露,全世界收入5000万美元以上的公司,都普遍开展了业务外包。美国著名的管理家家彼德德鲁克曾预言:“在10-15年之内,任何企业中仅作后台支持而不创造营业额的工作都应该外包出去,任何不提供向高级发展的机会的活动、业务也应该采用外包的形式。”声名显赫的美国思科公司就将70%的业务外包出去。档案管
11、理作为企业产业链的一个环节,并不是企业所擅长的,它只对企业创造经济效益起间接支持作用,而不能直接创造经济效益,因而在企业进行业务外包过程中,档案管理应属于企业业务外包范畴。尤其在信息技术迅速发展的今天,企业电子文件档案大量产生,电子文件与电子档案的管理需要更高的管理技术与管理设备,企业管理电子文件档案的成本较纸质档案更高,规模化管理电子文件与档案的优势更显突出。因而档案管理业务外包的迫切性更为显现。 2.网络技术的发展给企业档案管理业务外包提供了技术上的有利条件。随着网络技术的发展,信息传输成本大幅下降。据国际数据公司(IDC)统计,利用国际互联网,信息传输成本可下降60%80%。这既给档案管
12、理业务外包提供了技术上的保障,也给档案管理业务外包提供了可能性,它使实行档案管理业务外包的企业能够方便、快捷、安全地利用本单位外包出去的档案信息。 3.档案中介机构正在不断成长与壮大,档案中介服务市场正在不断健全与规范,为企业档案管理业务外包提供了可靠的保证。企业档案管理业务外包必须有可靠的外包承接机构,有管理规范、制度健全、技术力量雄厚的外包服务市场,我国档案中介服务市场的逐步形成使企业档案管理业务外包成为可能。目前,我国档案中介机构已有了一定规模的发展。据不完全统计,截止20世纪90年代末,全国已有一百多家档案中介机构。这些档案中介机构既有国营的,也有民营的,本世纪初甚至有国外资本进入我国
13、档案中介服务市场,成立合资或独资档案中介服务公司,不同所有制档案中介服务机构之间形成了激烈的竞争关系,这种竞争导致档案中介服务的规范化和服务质量的不断提高,形成了具有一定规模的档案中介服务市场,为企业档案业务外包提供了客观条件。 4.档案界理论上的探索、企业档案管理实践中的尝试为企业档案管理业务外包奠定了一定的理论基础、积累了丰富的实践经验。在企业档案工作理论研究中,档案界一些有识之士早已对企业档案管理业务外包进行了大胆的探索。苏州大学周毅、吴品才在档案学研究1999年第2期发表建立商业化档案中介机构的理论与实践一文中指出:“为了实现企业对利润最大化目标的追求,企业无疑可以采取多种策略。仅从档
14、案管理的角度来看,企业无疑可以采取两个切实可行的办法。一是让商业化的档案中介机构来承担过去只能由企业自己负责的一部分管理职能,这种社会分工的细化,不仅可以提高企业档案的管理水平,而且可以提高企业的管理效益。二是让商业化的档案中介机构承担起为企业有偿转让部分企业档案,特别科技档案的职能。”如果说周、吴二人的文章只是对档案管理业务外包一种含糊表述的话,那么河北大学卞昭玲、范宗斌、顾宏革在档案学通讯2001年第4期发表的关于企业档案托管机构的设想一文就明确提出企业档案托管(外包)给档案托管机构是可行的。文章很快就引起企业档案工作者的注意,郑州市热力总公司王力艰在档案学通讯2002年第3期发表了市场经
15、济条件下企业档案托管机构究竟能走多远一文与卞昭玲等商榷,提出了不同的看法。卞昭玲又于中国档案2002年11期发表了企业档案的托管机构一文,回应了王力艰提出的一些问题,并再次讨论了企业档案管理业务外包问题。这一系列的学术争议与争鸣,解决了一些关于我国企业档案管理业务外包理论上的问题,对企业档案管理业务外包在理论上做了有益的尝试。在企业档案管理实际工作中,许多企业(尤其是中小型企业)由于受人员、技术、设备等条件限制,将档案整理工作委托给地方有关档案馆或档案中介机构完成,从严格意义上说,这还不属于档案管理业务外包,或者说只是企业档案管理业务外包的一小部分,但至少这种实际的操作方式说明企业档案管理外包
16、是可行的,而且对外包者和外包业务承接者双方都是有益的一种“双赢”做法。事实说明,企业档案管理外包不仅有利于企业自身的发展,也有利于档案中介服务机构规范化地发展。 “会计档案外包”业务或将兴起多数对于私营企业和外资企业在实行破产清算后档案如何处置表示了困惑：这些档案应该“保留还是丢弃”？企业会计档案管理工作细小而繁琐，然而通过调查发现，这项最容易被人忽视的工作，背后其实隐藏着许多问题。会计档案是留还是扔“我们是一家外资企业，刚刚完成破产清算，但是不知道这些会计档案该怎么处理？”张林（化名）给某省财政厅会计处打来电话咨询求助。从1999年1月1日起施行的档案管理办法中第十三条规定：单位因撤销、解散
17、、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。法律、行政法规另有规定的，从其规定。对于外资企业而言，由于其在中国没有业务主管部门，而且不能携带档案出境，所以其档案只能移交当地档案馆代管。而档案馆相关工作人员表示：“我们档案馆工作人员有限，管理成本高，而且各单位会计档案如此繁多，全部交由档案馆来保管显然不切实际。”“这样一来，往往中外合资企业被注销后，公司相关人员就把档案分掉，移交中方合资者，后来就慢慢散失了。”一位知情人士这样告诉记者。面临这种困境的不只是外资企业。随着经济的快速发展，市场竞争日趋激烈，
18、很多企业的存续时间越来越短，留下一个会计档案管理的乱摊子。会计档案“是留是扔”的问题在业内也是众说纷纭。一位在外资企业工作的会计主管认为，公司经清算后在工商部门完成注销，公司的一切法律权利义务终止，失去了法律意义上的责任还有什么可追溯？而另一位会计主管反驳道：“会计档案里面有重要的税收信息，很多房地产开发公司成立两三年后，做完项目就把项目公司进行注销，以至于税务局无从收到这个项目公司的土地增值税。”电子档案中哪些要纸质备份会计档案管理的方式，也是不少会计人员所面临的困惑。尽管很多会计人员都知道纸质档案和电子档案应该并存，但是由于实际操作上存在诸多困难，目前的焦点就集中在会计档案中到底哪些需要纸
19、质存档、哪些需要电子存档？多长时间备份一次？通过什么介质进行备份？按照档案管理办法第十二条规定：采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。一位企业的会计主管就向记者抱怨道：“我们单位电子档案每周一用光碟进行备案，现在光碟多得没地放了，专门申请了一间房还是放不下。如果把它们都打印出来，更是劳神费力，同样没地方。”据本报记者调查，同样是央企，有的央企不打印明细账，仅凭证发票采用纸质保存。但是有的央企就是严格按照要求用服务器每周对电子档案进行AB备份，全部明
20、细账和会计凭证都要打印出来进行纸质保存。关于如何保存电子档案，央企尚没有统一，更何况私营企业。不过，对于那些完全通过光盘或者服务器备份的单位而言，他们对于税务局查账是否承认电子档案也心存疑虑。有些单位的做法是，接到税务局查账通知后，连夜把需要的会计年度的会计档案全部打印出来。但是有的单位又反映部分税务局只看手工账本，打印的账本都过不了关。其中的原因不外乎税务局担心企业提供的电子档案有被修改的可能，尤其是国内一些记账软件可以复制好几个账套，并可以进行反复撤销修改，甚至有的企业能够针对银行、税务局、工商局和会计师事务所各做一个账套。这对于税务稽查工作人员来说，也是一个不小的挑战。会计档案外包或是发
21、展方向现行的档案管理办法毕竟是10年前的产物，已经不适应现在企业的发展和需要。关于会计档案管理，上述会计处的工作人员建议，在电算化形势下，大型企业至少要建立“灾难恢复中心”，以保证在任何情况下不会丢失，而中小企业则应该有一个关于会计档案管理的规范手册，让企业按照自己的实际情况开展相关工作。记者从一位接近政策制定者的知情人士了解到，会计档案管理属于会计基础工作的一部分，对于外资企业和私营企业破产清算后在会计档案保管、电子档案的备份保存等方面已经发现了的问题，目前正在寻找适当的解决办法。部分企业的会计主管或者财务经理建议，由于会计档案管理是项重要而繁琐的工作，因此可以委托给一个服务外包公司。其中一
22、位会计主管曾经做过相关的尝试，给各个公司扫描存档会计信息，很遗憾没有获得成功，原因是“国家没有相关立法规定，很多公司担心信息外泄。”还有一些担心是，会计档案外包服务可能会形成高度垄断。“因为在云计算环境上，一个省一家这样的公司就能消化掉整个市场的容量。”不过，很多会计人员表示，目前通过外包服务公司帮助企业管理会计档案的物质条件已经具备，只差软环境和法律方面的认可，将会计档案进行“外包”应该是未来的发展方向。档案馆业务外包的风险控制分析丁丽鸽(周口师范学院图书馆，河南 周口，466000)【摘 要】本文探讨了档案馆业务外包的特点与相应的风险，提出了针对这些风险的控制策略。【关键词】档案馆 业务外
23、包 风险控制业务外包，这一现代企业经营管理方法已经在企业外的很多领域得到了广泛的运用。对于业务外包这种管理形式，档案馆管理者如果能够运用得当，必将促进档案馆更好地利用外部资源，加快自身发展，使之更好地为国家和社会保存有价值的档案，最大限度地提供档案利用，充分发挥档案馆的社会效益和经济效益。档案馆业务外包是一种新型的管理理念与方式，它促进了档案馆资源的合理配置，提高了档案馆的工作效率。业务外包工作在档案馆中的广泛推广和应用，将会不断增强档案馆的“柔性”，提高档案馆的“核心竞争力”，以不变应万变，使档案馆在愈来愈激烈的竞争中立于不败之地。尽管外包被称为“战略联盟”，但是参与方之间仍然存在利益冲突，
24、因此我们有必要对档案馆业务外包中的风险进行分析并提出控制策略。这样不仅有利于对外包绩效做出全面客观的评价，而且也便于引导和规范档案馆业务外包工作。1 档案馆业务外包的内容目前档案馆业务外包可以从以下几个方面进行：(1) 特藏档案维护外包。包括特殊文种档案文献的编目、翻译；古籍档案文献的考订、处理、编目、修裱与维护；特殊载体档案的保管、修复与维护。(2) 到期档案的销毁外包。(3) 档案数据库建设外包。(4) 馆藏资源开发利用外包。与一些单位和部门联合汇编公布档案资料，编辑出版档案馆史。(5) 物业管理外包。包括档案馆内及周围环境卫生，阅览室清洁消毒，库房温湿度调节、消毒杀菌；档案馆安全保卫。(
25、6) 档案馆人员教育培训外包。包括档案馆工作人员的岗前培训和继续教育。总之，档案馆业务外包的内容涉及多个方面，不同的档案馆应根据主要工作目标和自身的情况确定外包的范围，制定个案，不可走外包极端，从而导致馆藏档案文献的失密和档案馆公益性的减弱，最终导致档案馆保存文化遗产功能的丧失。2 档案馆业务外包中的风险分析2.1 合作双方经营目的存在差异业务外包以省钱为目的，对于经费向来拮据的档案部门来说更是如此。在外包过程中，档案馆关心的是如何省钱，而外包企业关心的是如何获得持续稳定的收入，双方在业务外包中存在着观念差异和经营矛盾。作为委托方的档案馆，必然最大限度地降低外包的成本，把外包业务以最低价格委托
26、给企业，如果价格过低，将使企业难以获得合理的利润，导致企业千方百计地降低外包业务的生产成本，带来外包业务质量下降。如果一旦出现成本上涨等经营环境的改变，企业在无法完成外包业务或无法获得相应利润时，可能不愿意履行外包合约，导致档案馆业务外包失败。2.2 档案人员学习和创新能力的削弱档案馆的业务外包使档案馆对外包企业的依赖增大，有可能削弱内部的学习能力和创新能力。档案馆业务外包不仅包括事务性工作，还包含了部分传统的基础工作和档案信息化工作，档案馆将一些现代化开发技术外包之后，虽然弥补了本部门人员在技术上的不足，获得了高质量的产品，但同时也失去了获得关键技能和构建未来核心能力的机会，有可能会助长档案
27、人员不求上进、不钻研业务的惰性。业务外包将限制内部人员的实践机会，因而可能会阻碍内部人员不断学习的热情和意识，这可能与档案馆最初实行业务外包的初衷有所不同。提高档案馆的活力和创新能力，最终提高其核心竞争力，才是最终目的。如果档案馆过分依赖业务外包，虽然可以获得短期的效益和优势，但从长远来看，会丧失创新能力和核心竞争能力，这对于档案馆的发展是极其不利的。2.3 忽视业务外包的冲击在实际工作中，档案馆的业务外包给业务工作带来相当大的冲击和改变，而许多档案馆并未对这些冲击和改变做出相应调整和准备，使原有顺畅运作的工作流程造成混乱。此外，一些技术业务工作的外包使原来从事该项业务的人员丧失了原有工作地位
28、，感到长期掌握的知识和技巧不再受到重视而倍感失落，引起他们对自身地位和未来发展的焦虑，从而丧失工作热情，影响档案馆服务工作质量。2.4 双方信息不对称可能导致的风险档案馆在与外包企业建立业务联系之前并无任何关系，双方并不了解对方的具体情况。但作为向档案馆提供服务的外包企业而言，他们在业务外包活动中占据着一定的优势地位。外包企业比档案馆更加了解自己的资源、真实的技术实力、人员实力，并可能向档案馆提供不充分或者不真实的信息，由此形成了两者在业务外包活动过程中的信息不对称。在外包业务展开之后，一旦开展外包的企业在经营过程中出现风险，档案馆不可能在第一时间掌握风险的发生以及造成的损失情况，也就无法在第
29、一时间采取相应的措施来弥补风险造成的损失。而且，由于双方的这种信息不对称，在业务活动展开之前，特别是对于软件开发而言，双方沟通得不完善也会导致最后产品开发的不完善。由此，可能会造成以后的反复修改，不仅浪费了大量的时间，也浪费了大量的人力资源。而这一切，如果双方在事前已经有了充分的信息交流和沟通，完全可以避免。2.5 外包决策失误在业务外包过程中，档案馆的决策失误主要有两方面：一是业务外包范围决策的失误。二是外包企业选择的失误。外包企业的技术水平良莠不齐，有些档案馆将价格高低、规模大小作为选择标准，忽视外包企业的技术、信誉，以及该企业是否适合成为本馆的外包合作伙伴等因素，这些决策的失误将不可避免
30、地成为档案馆业务外包的风险隐患。2.6 沟通不畅的问题在外包过程中，双方的沟通也存在一定的风险。档案馆和外包企业是两个独立的个体，二者之间在战略目标、管理理念等方面都存在差异。这往往造成沟通障碍，容易产生误会。而此时如果没有共同的利益为基础，没有权责明晰的合作合同为约束，合同的双方就会互不信任、相互推诿、相互指责，那么有效的合作将难以持续进行，外包执行成本和实施成本将激增，甚至导致业务外包最终流产。2.7 缺乏监督管理在业务外包过程中，档案馆难以参与外包企业的运作，难以对外包企业作适当的管理和约束，在外包企业自我管理的情况下，外包业务的质量、进度等对档案馆影响较大的结果均难控制和把握。另外，有
31、些档案馆误以为把业务外包给了企业即可一劳永逸，不对外包业务的质量、数量予以验收、监督和管理。2.8 可能会改变档案馆的主体性质档案馆的主要业务是馆藏档案的保管和提供利用，无偿地为读者提供信息服务，因而档案馆在开展业务外包时要把握好外包的度，不可偏离公益服务的宗旨。如果业务整体外包，或实施档案馆的全面委托管理，这将直接导致档案馆主体性质的根本改变，这就需要引起档案馆的高度重视。3 档案馆业务外包的风险规避策略总的来说，档案馆实行业务外包，是为了实现效率的优化、降低成本以及获取最大的效益。通过对目前档案馆业务外包的风险分析，我们可以发现其中存在的一些问题，但是应该说，档案馆业务外包还是具有一定的实
32、际应用意义的。如何避免一些风险问题的发生，更好地实现预期的目标，将是在今后档案业务外包工作中值得关注的问题。3.1 建立与外包企业双赢的合作理念为了避免恶性竞争和双方互不信任，参与外包的双方特别是档案馆方面应当在明确双方合作关系的前提下，尽可能消除双方的观念差异和经营矛盾。根据博弈论观点，档案馆与外包企业均可从双方合作中获益，并且合作所得利益大于不合作所得利益。为了使业务外包实现预期目的，档案馆需要协调与外包企业之间的关系，充分考虑外包企业的利益，做到利润、知识、技术及其它资源的共享，与外包企业形成利益共同体；在合作过程中着力营造相互信任与合作的文化氛围，相互间的坦诚与信用有利于信息的有效沟通
33、，增进相互间的理解与支持，从而有利于相互间的有效协作，达到最有效地实现内外部资源的整合；这样双赢的合作才能长久，才能使双方真正获益。3.2 营造学习型气氛档案人员必须不断学习，勇于创新，才能不被时代淘汰。此外，档案馆管理层也应不断创造机会，为档案人员的职业生涯发展创造条件，协调因业务外包而引发的内部冲突，围绕战略发展目标塑造学习氛围，在馆内形成一种创新的紧张感，鼓励员工扩展知识基础，改变他们的行为方式。3.3 及时做好外包过渡期的调整工作外包业务实施后，档案馆的有关部门、运作机构、人事和规程应及时做出调整，建立与外包相适应的新的管理机制与管理系统，撤消一些不相适应的部门和职位，并在系统组织、人
34、员之间开展衔接工作，注重与旧的管理机制和管理系统的互相衔接和配合，以适应业务外包管理方法带来的变化，减少外包冲击带来的损失。外包的实施必然影响档案馆内部一些从业人员的利益，导致他们出现各种不稳定情况。这些人当中不乏各方面专家能手，应将他们组织起来，充分利用他们的专业知识和经验，组成相关外包管理机构，从事管理、验收和评价外包企业等工作，以利于业务外包的成功开展。3.4 制定合适的外包决策首先，在确定档案馆业务外包范围的时候，相关的内部因素和外部因素非常多，档案馆要实现真正有效的外包，必须权衡各种因素和关系的影响。在外包前，档案馆首先需要确定自己的核心业务。核心业务关系到档案馆的发展，是不应该外包
35、的。对非核心业务而言，也不是所有的都可以外包，将来可能成为重要业务环节的部分就不应该外包。其广度和深度应根据本馆实际情况做出具体分析和评估，从而确定将非核心业务或本馆不具备资源条件的业务外包。其次，选择合适的外包企业是外包过程中非常重要的一环。目前，我国档案馆业务外包市场还处于探索阶段，外包市场还很不成熟，档案馆除考虑价格因素外，更应对外包企业的整体能力进行综合评估。外包企业的装备水平、服务质量、技术状况和市场信誉决定了其承包业务的执行水平和服务质量，因此外包企业选择的好坏直接关系到外包业务的成功与否。在选择外包企业时，档案馆应主要考虑几方面的因素：外包企业的财务状况、技术力量、人力资源情况、
36、信誉和服务质量、工作效率、对承包业务的熟悉程度、价格因素等。经过认真考察之后，选择最合适的外包企业进行合作。此外，在选择外包企业时，档案部门要认真听取内部与外部专家的意见，这支专家队伍至少要覆盖档案、法律、人力资源、财务等领域。综合各方面的意见之后，才能拿出一份包括服务等级、需求等在内的详尽计划。档案馆应小心翼翼处理此事。3.5 建立沟通和冲突解决机制双方在业务外包执行过程中不可避免地会发生一定程度的冲突。双方高层应该经常进行沟通，在战略层次上达成共识，引导双方人员在外包过程中正确对待冲突。这将有利于降低外包交易的执行成本和监管成本。首先，建立沟通机制。外包双方应尽力实施双赢策略，即采取有益的
37、对话和沟通，把问题确定为中立的、公开交流的和避免威胁的，将有利于相互理解和解决争端。其次，引进第三方顾问。当冲突激烈并且持续时间较长时，双方成员会出现多疑和不合作现象，这时可从组织外部引进专家型的第三方顾问，充当调解、解释、沟通和矫正信息的角色。事实证明，这种做法在很大程度上可促进建立合作的态度，并且减少后续冲突的发生。最后，沟通协调机制的建立也有利于避免双方因分歧的加大引起无谓的争端，甚至是法律诉讼，而导致潜在成本的产生。3.6 对外包企业的过程监控和持续监督档案馆要把风险防范机制贯穿于业务外包的整个过程中，保持对外部业务的实时检测评估，定期或不定期对外包企业进行追踪调查，了解他们的具体工作
38、情况，及时发现问题，重视对外包企业的持续监督，加强与同行的沟通，注意各种信息反馈，关注外包企业的发展、经营状况，降低来自于外包企业的风险。档案馆的业务外包体现了在知识经济时代，传统档案馆向现代化档案馆转型过程中，档案馆职能社会化的必然发展趋势。在这一过程中我们必须认识到其中存在着风险因素，从而采取对应的措施对其进行分析、研究、控制和规避，促进档案馆节省成本、提升效率，使档案馆在发展中不断地提高业务水平和服务质量。参考文献1 黄力，李圭雄.档案馆业务外包策略研究J.档案学通讯，2004(4):86-882 何小菁，吴建华.档案馆业务外包的可行性及其类型研究J.海南档案，2005(3):7-103
39、 孙丽婷.浅析档案馆业务外包的可行性与风险性J.兰台世界，2008(9):25-264 吴蜀红.图书馆业务外包的风险控制分析J.图书馆建设，2005(2):91-935 刘丛.高校图书馆业务外包风险控制分析j.山东图书馆季刊，2006(4):52-546 沙芳，谢阳群，吴登生.图书馆业务外包风险评估及对策研究J.情报杂志，2008(11):35-377 档案馆业务外包问题.档案馆业务外包问题（专题沙龙）longzhengyi：随着档案信息化工作的开展，越来越多的档案馆将一些业务，如档案整理、档案归档、档案数字化，甚至上架都委托给档案中介机构来做，即我们常说的档案外包。那么，档案馆不做或者很少做
40、业务上的事情了，还做些什么呢？是否有必要将所有业务都外包？我认为档案馆将业务外包是大势所趋，一方面，档案信息化建设需要大量人力，凭档案馆的人员是做不了的；另一方面，档案中介机构更专业，效率高，让他们做更划算；再一方面，档案馆将业务，也就是体力活外包出去，就能抽出更多的精力来做规划、管理方面的事情，这对整个档案事业的发展很有好处。 Zjfycn：首先是要重申一个现状：基层档案局、馆是一套班子两块牌子。这就是说馆内人员同时也是本地区档案行政工作的执行者，因此，馆内工作减少必然可以腾出手来加强馆外业务工作的开展，如本地区的档案监督指导工作，包括执法检查、业务规范建设、基层档案室建设、中介机构管理等等
41、。在馆内也可将工作重点转移到如档案编研、档案利用、专题档案筹划等业务上。另外，在档案外包业务方面，我认为在目前档案工作人、财、物都不富裕的情况下，开展一些例如数字化加工、珍贵档案维护等是可以的，但将档案上架这样的工作都委托外人去做，好像不妥。就像抚养一个孩子，以前我们是一手把孩子拉扯大，感情深；现在是让别人把孩子养大了再领回家，这种感情就浅多了。档案馆工作就是点点滴滴的基础性工作，想要管好用好档案，必须要付出感情和心血。 甘肃老姜：外包是一种需求，这个需求意味着某项业务工作量大、自身技术不精湛，非借助外力不可；同时，也意味着本单位人员素质适应不了某项业务，因此，外包确有一定道理。但毫无疑问，外
42、包助长了吃财政饭的档案馆人员更加坐吃财政饭。从当前一些情况看，外包是一种无奈的选择。 dingjianxiong：业务外包，不意味着档案工作人员就能做“甩手掌柜”，在业务外包工作过程，以下几个方面是值得重视的：一是前期准备工作。要制定详细的、具体的、具有可操作性的工作服务范围；二是合作者的选择。合作者最终决定着业务外包质量的高低，必须予以重视。优秀的合作者将提供专业的技术人员、专业的设备、专业的管理，能够给合作双方带来效益；三是成本控制问题。合理的成本，确保合作方能接受，也确保单位内部讨论和审核外包方案时顺利通过并予以实施；四是质量监督问题。加强质量监督管理，工作方式可以自行开展，也可聘用第三
43、方机构进行；五是档案安全问题。开展档案业务外包时应该注意档案的实体安全问题和信息安全问题；六是后续服务问题。很多单位把所有的业务外包工作都当成一锤子买卖，容易忽略后续服务工作问题，实际上后续服务工作不容忽视。 Longzhengyi：目前档案馆还有几个现状，使得档案馆不得不将业务外包出去。1档案馆工作人员有的是军转干部、有的是干部家属或亲戚进入档案馆，可以说，很多档案馆没有正规渠道引进专业人才，有也是很少，这就导致了部分馆内工作人员的业务素质不高；2随着城市建设的评优创先工作的开展，对档案馆的建设也提出要求，比如城市“创卫”就要求市档案馆达到国家二级标准，由于前期工作做的很少，或者人力有限，这
44、就必须要求将业务进行外包。这也是不迫不得已；3档案信息化建设是一个需要大量人力、物力、财力的事情，一个市级档案馆，馆藏少则几十万卷，这些数据的录入是一个浩大的工程，仅靠档案馆的几个工作人员，要做到何年何月？像城建档案馆有着很多大型图纸，扫描需要大型专业设备，上百万的设备对档案馆来说是很大的问题，考虑外包也是出于经济、高效的考虑。 小刀：对于档案馆（局）（因现在大部分还是以局馆合一的），其主要的职能还是在业务的指导、监督上。档案馆每年接收的档案、资料情况很多，在政府职能转变、细化，人员编制的限制情况下，对馆内的操作型业务进行外包也是为了有更多精力和人力来处理监督、指导这一职能的必然方向。档案业务
45、外包不仅仅是档案馆（局）行政职能分割所需要的，各地方行政单位都存在这种现象。各行政机关的档案业务也会逐步分离，以外包的形式对外进行招标或其他采购方式，由第三方专业机构单位负责，其实从基础上减轻了各单位在人力、财力方面的投入，也解决了各单位专业能力缺乏的情况，还是一个比较正确的决策方向。大型的企业也是如此（除了大型国企在此方面一般投入较大外），在档案管理方面的投入相对来说与行政机关相似，人力、财力投入不了，专业也跟不上，但产生的大量有保存价值的档案材料又不能不进行规范的整理，由此第三方专业机构在这里解决了企业档案管理存在的问题。至于第三方单位的业务内容，完全要根据自身的实力开展，从档案管理的各个
46、方面都可以由第三方承担开展，业务内容也就是档案管理的各个环节实际操作问题（包括收集、整理、数字化等）、管理体系问题等，即是通常我们说的：有多少米就做多少饭。 曾经做外包：因为我们做档案外包，所以我们不得不日复一日地沉浸在档案之中，而且一浸就是八小时我们用青春换来的是不尽的“重复”劳动和“单一”的技能。尽管如此，我们从未气馁消极，因为我们认定我们所做的事情是有意义的！我们不算很专业，但是我们会认真研究不同专业底下专门的制度、信息，尽力满足客户的需求；我们会细心呵护每天面对的朋友“图、档、资”，因为她是我们生存之本；因为太爱护，所以我们很胆怯，不敢擅自处理任何没有把握的问题。所以专业人士从我们这里
47、得到了大量的实例信息反馈，并形成了很多更符合情理的东西。档案需要有心人。把档案外包出去吧，明天会更好！ 成长中的小树：档案馆业务外包即将档案馆内部业务的一部分承包给外部专门机构以达到降低成本、提高效率、充分发挥自身核心竞争力和增强企业对环境迅速应变能力的一种管理模式。这种管理模式固然有其优点，但也存在着一些问题，归纳起来，主要有两个方面：其一，可能会挫伤档案馆工作人员的工作热情，使其养成眼高手低、坐享其成的工作态度和消极心理；其二，档案馆业务外包的收费问题。查阅一些相关资料很难找到想要的答案，没有任何相关标准可做参考，那岂不是档案中介服务机构一口价了么？很难做到让我们“明明白白地消费”，因此制
48、定一套严密的档案馆业务外包制度十分必要。 zzia050406220：成长中的小树，非常同意您的观点。首先，档案业务外包是把双刃剑，一方面降低了企业的成本（对于机关、政府单位是否降低成本上不好界定）；另一方面，剥夺了档案工作人员的学习锻炼机会，不利于档案工作人员的成长。我们不可能将所有业务进行外包，比如业务指导、档案编研，业务指导多指实践的指导，并不是理论的指导，如果我们将基础性工作都外包了，那么从哪里获得实践的经验？编研要熟悉馆藏，档案部门的基础性工作实际上扮演着帮助熟悉馆藏的角色，缺乏这一有效途径，馆藏的熟悉程度不够，编研的质量如何保证？其次，档案部门的人员编制是经过严格审查的，具有一定的合理性，为什么人力仍不足呢？我们是不是该从自身找找原因，而不是光强调大环境的变化。仅仅是因为人力不足，而将档案业务外包是难以说通的。财力不足，还要花钱将档案业务外包，这是否讲得通呢？我认为档案业务外包不应该的，至少对于档案行政管理部门来说是有点牵强的。 沧海一粟：关于档案馆业务外包问题，我认为不能不加分析地一概否定或肯定，应当视具体情况有的放矢地去分析、去应对。比如档案馆藏数字化这项新业务，许多档案馆缺乏相应的技术人员与技术设备，而档案馆达标升级又有馆藏数字化方面的要求，为了升级，档案馆不得不花费